用OneNote做GTD之Inbox进化实践

Jun 9, 2009 by     8 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 自我管理

我的OneNote个人笔记本里面,有一个Time Organizer分区专门用来做时间管理。现在它已经自己改了个名叫“GTD小秘书”以附庸风雅。接下来要分享一下我的“GTD小秘书”分区之Inbox页面的改进过程,希望能给各位带来一点启发。

inbox页面

在Inbox页面中,我每天晚上标注这一天完成的事和整理第二天要做的事。我的笔记本电脑不会时刻跟着我,她需要独处的时间,也没有与手机同步,我是根据需要同时用OneNote和纸笔。OneNote为主;纸笔作为补充,记那些确实需要随身携带的小提示,比如乘车路线,要去图书馆借的书等等。我的Inbox很简单,也在以简单的逻辑做着小改进,改进的原则是逻辑更清晰,使用更方便,更有利于回顾。它的进化过程是这样的:

第一阶段:只把每天的事项扔进Inbox里,完成打个勾,没完成就不理它,搁着。这是我的Inbox诞生阶段,基本没经过思考,太随意了。在OneNote中制作表格非常方便,只要Tab > 增加一列;一列写完后Enter > 换到下一行。不用菜单也不用快捷键。将文字转换成表格同样,直接在需要分列的地方按Tab,后面的字就会分成另一列。当然,这个表格也很简洁,没发现有填充颜色的功能。

inbox第一阶段

第二阶段:扩充为两列,增加的一列用来记录计划的事为什么没完成。这个阶段,如果完成了原本计划中没有的事情我就会在做完后把它加入列表,同时打个勾,假装是计划好的。但其实计划和临时决定要做是不一样的。如果一天完成的事情都不是前一天计划好的,那说明前一天的计划有问题,可能没有考虑周全。

inbox第二阶段

第三阶段:到这一阶段对我来说是一个关键的改进。计划是前一天晚上填进去的;完成+是没有计划但实际做了的。有两种情况会发生完成+,一是客观的突发事件,前一天没有预料到;二是主观心情有变化,突然想脱离正常轨道生活。这样分开记后,过几天回头看时容易记起来,便于每周做回顾。

inbox第三阶段

第四阶段:这一阶段,为了将事情分出轻重缓急,同时又不至于太复杂,我决定每天确定一个必完成的项目,用曲别针做标记,同时改变字体颜色突出显示(字体与标记相关联,这是OneNote标记的功能)。这个阶段我还做了一个改进,就是每月把一个小的日历表格放在Inbox列表右边,这样就可以清晰看到今天在这一个月的什么位置了。在“GTD小秘书”这个分区其实有一个Calendar页面,用来画日历,记下早就定好不可更改的大事。但是在Inbox页面写计划时要回到另一个页面看日历,有点儿不方便。于是就做了这个小日历放在旁边,像是个缩略图,只有简单的作用。随着Inbox列表加长,缩略图跑到屏幕上面了,往下拉一拉就行啦~

但是,在做这个缩略图小日历时我遇到了麻烦,OneNote中的表格列宽似乎有个最低的限制,就是敲一下Tab键的宽度,无论怎么调整都不能更窄了,所以缩略图不够缩略,还是很宽,并且每列多出来的空间毫无用处。有时需要拉横向滚动条才能看见,这样就很不方便了。还不知道怎么解决……

inbox第四阶段

缩略图小日历

第五阶段……还没有第五阶段,不过以后会有的。首先我可能很贪心,想要更详细的Inbox;再者我的需求可能发生变化,现在的Inbox可能不适合我了,它也要与时俱进。总之许多事情都可能促使我们改变自己的系统,甚至改变固有的生活。每时每刻,随心所欲生活,无所顾及追求,适合自己的就是最好的。

8 Comments + Add Comment

  • 哈哈,搜了几篇文章原来都是你的

    • 呵呵,惭愧。我现在也用OneNote

  • Lori…

    […]葡挞生活 ? 用OneNote做GTD之Inbox进化实践[…]…

  • 找不到好下载啊~ LZ奉献一个! !!

    • 这个我也没有,而且也没找到……我是直接装的office2007,全在里面了。

  • zoho notebook支持涂鸦的,如果有手写输入设备,还是很好用的。

  • 其实zoho notebook也基本可以代替OneNote了

    • zoho notebook是在线吧。工具其实没有好坏之分吧,都是用习惯了慢慢发掘它的好处嘛~

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