资料管理:清理,备份和同步

May 27, 2009 by     6 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 寻找方法, 磨炼工具, 自我管理

上一篇中我们谈到了建立适合自己的目录结构,本篇想讲讲资料管理的其他方面,也就是清理、备份和同步。

1. 定期清理

随着我们硬盘里文件的增多,以及各个项目的进展,无用的文件会越来越多,这个时候就需要我们定期清理了。我就把清理Download和我的文档放入了我的每周回顾中,这样每周清理一次,任务也不重。如果等到几个月或者更长时间,就得专门找一大块时间来清理了,那可得下很大决心才能做到:)

Productivity501的访谈中,有人讲到:

Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.

我跟这位高手的做法类似(窃喜一下),如果一个项目已经完结,那么删掉那些无用的过程性的文件,把文件夹打包,然后扔到“备份”目录中,等待拷贝到我的大硬盘里。

在上一篇中,我的朋友Redstar留言说:

我习惯在硬盘里建个temp文件夹,桌面放上它的快捷方式,这里专门拖进去一些临时的文件,比如qq,邮件或者msn里接收的文件,u盘拷来的一些文件,一时没时间去归类,或者根本就没必要归类,看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。

跟我的Download目录起的作用类似,但是建立快捷方式的办法蛮不错的。这一点,跟A. Shun讲的提高计算机操作效率的方法是英雄所见略同啊。

您是如何组织和整理电脑里的资料的?在留言里与我们分享咯:)

2. 注意安全和备份

现在大家的数据基本都在电脑里,相信不少朋友都有过系统或者硬盘损坏导致数据丢失的惨痛经历。虽然说数据和资料丢失了也不会是世界末日,但终归有一些不方便,而且重要资料的丢失也是真的会造成一些损失,所以安全和备份就成了一个重要话题。不是这方面的专家,只是吃一堑长一智,痛苦过几次之后也留下一些小经验:

在Windows下,系统盘往往是不太安全的,所以重要的文件尽量不要放到系统盘。其实我的经验是所有自己的数据全部放到系统盘之外才比较保险。

另外,不要使用电脑的桌面作为文件(尤其是重要文件)存放的地方。一方面堆得满屏幕的文件会晃得眼花花,另外Windows的桌面是放在系统盘里的,一旦系统出了问题,桌面上的文件要找回来就很困难了。

不过,就算是注意了这一些,也难免会有硬盘被雷劈被水淹或者笔记本被偷这种天灾人祸,所以及时清理和备份还是蛮重要的。我以前是定期把笔记本硬盘上的资料存到一个320G的大硬盘里。这样即使遭遇天灾人祸,数据还是在那里。不过我还是发现这种方法比较麻烦,常常会因为偷懒或者遗忘而忘记了备份。今年开始使用同步工具,发现可以比较好地解决一些备份的问题,下面跟大家分享一下:

3. 同步

不少朋友可能都有两台或者以上的电脑,比如自己的笔记本,办公室的电脑等等。怎么样同步不同电脑之间的数据,就成了一个很麻烦的问题。其实现在已经有了很多帮助我们解决这个麻烦的工具,比如DropboxLive Mesh,还有Syncplicity。同步工具的功能不仅仅是同步。同一份数据相当于有了三分备份,这样感觉就安全多了。

dropbox

Dropbox提供2G的免费空间,安装之后会在My Documents下面建立一个My Dropbox的文件夹,这个文件夹内的所有文件会被同步。我在这个文件夹里放了我的Scrapbook和Zotero的所有资料,这样在不同的电脑上使用这两个工具的时候就不用担心不一致的情况了。不过因为这两个应用的数据已经接近2G,而且文件很碎的原因,在一开始索引的时候花了很长的时间。如果数据较多的话,需要一点耐心。

mesh

Live Mesh提供5G的免费空间,灵活性比较大,可以制定硬盘上的任何目录进行同步。Mesh的传输速度比Dropbox稍微快一些,但是启动的时候会慢一点,系统资源占的稍多一点。另外,用Live Mesh同步很多很碎的目录要谨慎,因为索引占的系统资源会比较大,时间会很长……

另外,天方介绍给我了Syncplicity,他用起来觉得比Dropbox要快,喜欢的朋友可以尝试。

我目前是同时使用Dropbox和Live Mesh。使用了同步工具之后,感觉文件就安全多了,而且一切过程都是自动的,对于我这种懒人比较合适。

关于资料管理,您有什么高招?在留言里跟大家分享咯。

6 Comments + Add Comment

  • 我真的不明白为什么喜欢使用网络硬盘????
    它最大的缺点是:
    速度慢
    容量小
    其次,难道 移动硬盘 真的不能备份数据吗?非要把数据放在网络硬盘上去备份,才洋盘说????

  • 关于桌面图标整理,我觉得这篇文章的方法不错,值得参考:
    http://hi.baidu.com/vsign/blog/item/743f5f6677487824aa184c45.html

  • 其实最好的办法就是把桌面的位置改成download文件夹的位置,因为桌面上东西乱糟糟的总是不爽的,所以你基本每天都会去清理;
    另外在桌面上建立几个常用的文件夹的快捷方式,下载的东西,立刻就可以得到分类,就不需要定期去归类整理了。
    我是win7下直接把document库作为download和桌面的位置,再在桌面上添加music、movie、pictures库的快捷方式,非常方便。

    • 但是我也看到很多人满桌面的图标和文件,刷新一次都要几秒钟。。。

      • 个人习惯问题吧,另外我用fence管理桌面的,可以把桌面的图标分类整理的,双击还可以隐藏图标。

  • 我选择syncplicity是因为live mesh推出来的时候,同步更新不是很及时,而那个时候syncplicity的及时性要好得多。
    由于惯性,就一直用syncplicity了。
    相信现在live mesh比以前好很多了。

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