资料管理:建立自己的系统

前面我们讨论过使用Scrapbook作为个人资料管理系统,但是除了我们在互联网上看到的精彩内容之外,我们往往还有很多其他的资料,比如项目中需要用到的参考资料,撰写的文档和演示文稿,以及大量的电子书。如何更有条理地管理它们,安全地保存它们,还要让我们在使用的时候能够很快找到,而不是堆满整个桌面以至于刷新一下桌面都要闪烁一下屏幕呢?

在Lifehacker上搜到了Geek to Live: Organizing “My Documents”,讲到了作者的6个文件夹划分。在Productivity501对于众多博客的访谈中,谈到了很多蛮不错的经验,其中被重复最多的一个经验就是建立一个适合自己的目录结构。比如有人把文件分为Inbox,Archive,以及In Progress。在In Progress文件夹里面则按照生活的不同方面放上不同的文件夹。另外有人建立了如下的文件结构:

Current Projects: everything I am working on at the moment
Reference: everything I have worked on, or need for future reference
Inbox: where things end up before being filed in one of the above folders
My Pictures: I keep this separate because I back it up separately
Code: my programming projects, past and present
Webs: my web solutions, past and present

下面分享一下我的一点经验吧。我是2005年感觉到有必要给自己的目录固定下来一个结构,于是开始上网搜。不过那时候可没有这么多类似的文章,只好自己想咯。后来想清楚在电脑里放的不过是我读的、写的以及做的项目,于是有了现在主要的文件结构:

1_backup_备份

2_reading_阅读

3_writing_写作

4_project_项目

在前面加上数字是为了让他们永远都排在文件夹列表的最前面,而且顺序固定,这样每次打开“我的文档”都是同样的结构,能够更方便的找到想要的内容。

“阅读”中放在最前面的是@Current,放着最近在读的书的原本或者快捷方式,其余的按类别放到不同的文件夹中,基本上起到参考的作用了。

“写作”中包括各种各样需要写的东西,比如研究中要写的报告,比如读完某本书的一点感想,比如技术上的一些记录,都放到不同的文件夹中。在使用中我发现Windows默认会按文件名排列文件,这样找起来太麻烦,于是在每个文档前面都加上2009_05_01一类的前缀,这样就全部按时间排列了,找文章非常方便(当然,也可以用按照创建时间和修改时间来排列,只是我比较习惯这样)。

“项目”中则放的正在进行的项目。每个项目用“年份 项目名称”的文件夹表示,比如“2009 葡挞生活”。一开始的时候没有这个年份,就发现时间一长项目一多找起来就不是很方便(有的项目会在这个文件夹里躺两到三年的时间^^)。后来从老师那里学来这一招,把每个项目前面都加上一个年份,就比较容易找到需要的项目了。另外,标好时间之后,在备份的时候也比较容易按照年份归类。

“备份”中则是用来存放两年之内的文章和项目文件(当然是打包过的),以及一些其他觉得有价值但是可能平时用不到的电子书、视频、有声书等等。超过两年的文件以及平时用不到的资料都在定期清理的时候被转移到用来备份的大移动硬盘上去。

当然,“我的文档”里面还包括其他一些目录,比如“我的图片”、“我的视频”,以及其他应用程序在其中建立的文件夹,这里我就不多啰嗦了。正如Productivity501的访谈中提到的,文档的分类也不要极端到一定要给每个文件找个文件夹。因为有些文件毕竟只在硬盘上暂时停留,花几分钟去保存然后再花更多时间去回想到底存到哪个文件夹中,就有点得不偿失了。

几个小提示:

1. 关于多主题文件的问题

在GTDLife的论坛里看到有朋友讨论过关于目录结构的讨论,如果一个文件可以放到好多不同的分类下怎么办?这基本是树形的目录结构无法解决的问题。用Mac的同学可以用DEVONthink,Windows下虽然也有类似软件,但总是觉得别扭(或许是我不习惯吧)。后来在上面的访谈中发现有人说:

For items that relate to more than 1 category, use file naming conventions that include searchable key words.

也就是还是按惯例放到自己的目录里,然后在文件名里可以加上你想要的关键字,接下来就是用搜索软件了。

2. 配合搜索软件

曾经试用过Google桌面搜索,但是没等索引完就被我删掉了,实在是太影响机器的效率了。后来在GTDLife上看到有朋友推荐Everything,用了一下,简单快速,就留下来了。其实有固定的目录结构,用到桌面搜索的概率好像蛮小的^^

3. 统一下载软件的默认目录

现在大家的机器上可能有好多款下载软件,比如迅雷,比如Flashget,比如Firefox的DownThemAll插件,比如电驴,还有多个浏览器的下载。有一段时间我就发现下载的东西丢得乱七八遭,如果每次下载去选择文件夹又很麻烦。于是花了一点时间,把所有的下载软件的默认下载目录全部设定到了“My Documents > Download”。这样所有零碎的文件全都集中到了一起,只需要定期清理就可以了。

您在资料管理上有什么高招?留言与我们分享咯~

10 Comments + Add Comment

  • C盘只放系统

    D盘放大型的程序和系统密切相关的程序

    E盘专门用于下载

    Z盘专门按GTD方式来存放文件目录,结构如下:
    portable
    里面存放的全是portable的程序。
    inbox
    里面存放所有未处理过的文件,不要打上TAGS,照树型目录分类
    process
    refence_tags
    里面存放所有处理过的文件,并且打上TAGS,不能按照树型目录分类
    manager
    里面存放某个管理程序所使用的主目录,比如我使用,SVN来管理代码的话,那么我就把SVN使用的database放在下面,其他类同
    tmp

    举例说明:
    (1)我从网上下载了一个“人体经络”的数个图片文件

    (2)我首先把它存放到了“Z:\inbox\行业分类\医学\中医目录下”

    (3)当我处理完毕后这几个文件(比如我是学医的,那么我可能要记住这几个文件的信息,如果我是学计算机的,我仅仅把它们当成了一个日后参考而已)(什么时间处理?当然是在日历的控制下进行)

    (4)如果我觉得这些文件以后后利用的价值,那么我就把它放在了“Z:\refence_tags\xxxx”目录下(注意:xxx是任何一个数字,没有任何分类的意思),否则我就把他们放在了Z:\TMP

    (5)然后,我使用了某个TAG软件把这几个文件打上了TAG,比如使用TAG2FIND(注意:这个软件最大的缺陷是不能为目录打TAG)

  • 任何涉及到信息的管理,都应该采用GTD的思想进行划分:
    inbox
    action
    ……

  • ps:有一个问题我一直没想明白
    就是当你管理资料的时候

    如果想用两种方式来索引查找

    比如说按时间,或者按类别

    如果做链接的方式,一旦移动了就又找不到了

    有什么方式能像管理音乐那样能按不同的tag管理不同的文件、文件夹?

    • 我觉得按时间和类别的倒比较好分。按类别组织文件夹,然后在类别里面按时间排列就可以了。实在不行还可以用Everything这种搜索软件。

      对于多主题的上面讲了,Mac里面有软件实现,Win上目前没发现(主要是我没啥这方面的需求)。

      如果你要用tag管理的话,Evernote的组织方式也许适合你。不过我不太习惯,所以一直不太推荐。

      • 有没有分类规范建议?或者交流一下,email,或者找个group-list之类的,当然有这方面兴趣的人最好是。

        比如像软件,软件分类也是一个头疼的事

        有时候觉得一个软件属于2种类别,如果按文件夹放的话只能放到一个里

        再比如像有的ftp/http下载分类,网络上的,发现他们也有一些问题不好处理。

        举个例子
        microsoft的软件很多
        如果按office/webserver可以分类,那office和server里还可以开源的soft
        但如果按company分类的话,那ms office iis 之类的东西就可以全扔到里面了。

        但如果让用户检索的时候,如果他知道ms的东西就可以直接到ms的目录里去找,如果不知道,想看office的哪些可选,只能到office目录下看。如果ms office不在office目录,企不是很郁闷 ?

        我观察,一些ftp是是做链接的。
        我也尝试过做链接,lnx/unix下没有问题,但ntfs/fat不支持软硬链接

        遇到资料迁移的时候很头痛的一件事。

        如果方便的话我希望跟cowoo或者大家深入讨论一下。email最好
        比如就自己所接触的文件分类,詳細描述一下,大家分析有什么优缺点。
        遇到什么问题。

        呵呵。真的很高兴能找到能讨论这种问题的地方。以前真没有找到讨论这种常见但又不被人发现有问题的话题。

  • 很偶然看到这篇文章
    觉得写的很不错

    关于硬盘上的资料归类整理的问题也是我很头痛的一个事

    有几点你的做法是我非常赞赏的,我也是这么做的:
    比如说文件、夹前面加日期
    比如数字前缀

    不知道哪里有关于这种问题的讨论

    • GTDLife.cn的Google Group里面有蛮多这方面的讨论的。不过我不清楚Google Group是否还在被封状态中。。。

  • 我目前是everthing+标签式(关键词)的文件命名。找文件是全部是win+r+s,感谢善用佳软——我把everthing的快捷方式设成s了。这样已经有个把月了,现在已经很少用tc的搜索了,找文件也很快,很方便。如果再有个把月没有问题,就可以固定下来了。
    至于下载,我是全部下载到桌面,这样会强制我去把下载下来的文件放到应该放的地方——因为我用影子系统,桌面一重启就全面恢复到以前了。

  • 我习惯在硬盘里建个temp文件夹,桌面放上它的快捷方式,这里专门拖进去一些临时的文件,比如qq,邮件或者msn里接收的文件,u盘拷来的一些文件,一时没时间去归类,或者根本就没必要归类,看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。

  • 关于下载的东西,我有一个temp文件夹用来暂时存放。直接下载到temp里,再定期整理。一方面不会下载完找不到,另一方面下载不是对硬盘有损害吗,要祸害就祸害这几个磁道吧。

    关于文件结构,你的第一级目录按内容划分,第二级是时间。前几天从我的老师那儿学来第一级按时间,第二级是内容。那些不用再更新但可能会查阅到的就给它个特别的符号,比如!,这样一眼就能看到哪些文件夹是活动的哪些是死的。正在实验~

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