Email Zen: 邮件之禅

May 24, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

此文是来自读者David Ke的投稿,关于Email管理的很棒的总结,希望大家喜欢^^

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邮件是用来服务人的,而不是用来困扰人的。

网络越来越发达,知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事,再加上SmartPhone,人们被邮件给捆住了,无时无刻的邮件让我们不得安心,使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低,邮件是用来服务人的,而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住,iPhone上邮件不断的跳出来,每天无数次的检查是否有新邮件,大部分的时间都浪费在邮件上了,所以我决定改变,我给自己这个邮件系统命名为Email Zen(禅邮件),因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail,只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率,它的Search&Archives模式,过滤功能,反spam功能都是邮件中最好的,我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦?

要做到Zen,必须现搞清楚问题,焦虑或麻烦是哪里来的,邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面:

1、邮件实在是太多了,时间不够。
2、邮件没有及时得到处理或无法处理。
3、太过于频繁的提醒。

零邮件(Zero Email)

0邮件就是让收信箱里永远保持0邮件,自从我开始0邮件之后,我整个人轻松了、自在了,每次检查邮件的时候都特别的开心,以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念,看过的邮件一定要定一个next action,然后Archives,如果看过了,还留在收信箱里等于没有确定next action,也就是email这个inbox没有轻松,这是我们最常见的错误,以为读过了就行了。

减少邮件

1、减少邮件,首先看一下,哪些频繁收到的邮件是不是真的需要,如果不是马上退订,比如一些邮件列表,SNS的提醒。

2、Archives&Search,使用Gmail的Archives功能,读过的邮件处理后,马上Archives,以后需要某个邮件用搜索就可以了,别花时间在分类上面。

3、过滤(Filters),我常常收到一些网络上的提示邮件,比如Twitter, facebook有人加我,或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了,还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter,把邮件设置成已读,Archives,然后存到某个分类里,如果我需要这些资料就很快能找到。

处理邮件流程

从第一个封邮件到最后一封,一封一封的处理,马上做决定,确定每封邮件都有一个next action。

1、垃圾,或者没用的广告? 马上删除。

2、很长的一封重要的邮件,需要仔细阅读? 把邮件放在一个”细读”目录,然后Archive,或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号,然后利用等车排队的时候仔细阅读。

3、邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action,然后Archive,以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。

4、如果能马上回复邮件,马上做,千万不要等。

5、邮件产生了一个约会,马上在日历里写下来,然后Archive。

6、如果不能马上回复,在Todo list写下,然后Archive,别把收信箱当作提醒。

定时处理邮件

我上面提到,我们常常过度检查邮件,有些人还有邮件过度检查症,过一会儿就检查一次,好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困扰,导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天,高高兴兴出去玩,老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事,然后我们会一直惦记着这件事,导致玩的心情都没了,最好的办法就是不要再周末检查邮件。

1、定时处理,按照自己的工作和需要,设置一个固定的检查时间,可以是每天1次或者2次,我是每天早上10点左右定时检查邮件的。

2、减少检查,其实很多事情并没有我们想象中的紧急,而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉,我觉得最好还是减少检查的次数,从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。

3、分开收和发,我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候,进入邮件系统,然后看到一些邮件就跑过去看了,然后完全忘记了写邮件的事,或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间,最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件,平常需要写邮件的时候,我根本不进Gmail,而是用Gmail Compose,可以在不进入Gmail列表直接发送。

4、千万别设置Notifications,把桌面,手机,浏览器的提醒全部关掉,以确保自己不会让邮件分心。

5、周末或者旅行的时候别检查邮件,上面我提到了,一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的,回来再处理也不迟。

要点

1、保持收信箱0邮件。
2、Archives&Search,别做无谓的分类。
3、尽量减少不必要的邮件。
4、定时处理,减少检查次数,周末别检查。
5、处理邮件时候,从第一封到最后一封,确保每个邮件都有一个next action。

5 Comments + Add Comment

  • […] 葡挞生活 ——邮件之禅 […]

  • 使用IMAP收邮件,gmail
    Label即对应在thunderbird里新建文件夹,个人感觉thunderbird里的过滤功能更强大。

  • 说道EMAIL,又是在葡挞生活,那怎么能不踢thunderbird呢?
    我现在就用thunderbird IMAP收gmail邮件,楼主说的gmail功能对thunderbird来讲太容易了。

    • 好久没用Thurderbird,记得之前要同步gmail的那些label还比较费力,现在的版本应该很轻松了吧?

  • email确实让我很头疼,我也尝试使用gmail,但是总觉得gmail相比163太慢了。现在发现qq邮箱很好,特别是他的文件中转站,可以发1G的文件。这让我和朋友客户传文件变得很方便。

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