用纸笔系统来做GTD的收集

Apr 26, 2009 by     Comments Off on 用纸笔系统来做GTD的收集    Posted under: 生活方式, 磨炼工具

受到Cowoo纸笔GTD系统的启发,也开始用纸笔系统来做收集。在几天的实践下来,发现效果非常好。现在分享一下经验:

1、为什么选择纸笔系统来做收集

  • 遗忘是人类的本能“好记性不如烂笔头”,古话不错。
  • 用纸笔记录很快在亲身尝试后发现,在移动环境下,纸笔记录的速度要比手机快。尤其是你要记录比较复杂的感想时,比如需要画个图啊什么的时候,用纸和笔要灵活许多。李笑来在如何拨打工作电话中也提倡常备纸笔,在打手机时以备不时的记录。

    用移动电话更多的人,真的很有必要随身携带纸笔。把电话、纸笔放在一起,放在一个单独的口袋里,可以节约很多时间。有多少次你看到这样的场景:有人手忙脚乱地翻着包,脖颈中夹着手机,嘴里说着“您等一下……对不起……”弄不好你接下来看到的是那人好不容易找到纸笔却发现笔是不能用的……

  • 纸笔是我们熟悉的工具我们打小使用纸笔,非常熟悉、非常自然、非常亲切。使用纸笔可能更容易触发人的思路,让你写的更多。网上一些图片显示,Google的很多讨论都是用白板的,而不是用Mind Manager这样的软件。我想这是因为涂鸦从远古开始就有了,更容易让人接受。

2、选择什么样的本子

  • 首先,我觉得用来记录的本子要小,因为主要是随时随地记录想法,所以要小到可以放到口袋中,随身携带。经过实践,我发现B8的本子比较适合我。而虽然说A7是的本子是口袋型的,但是要放进口袋里面还是有些吃力。其次,活页比较好。这是由于本子的大小决定的。因为本子小,所以纸张消耗比较快。选择活页可以方便地替换纸张。我在实践过程中将A4纸折叠3次,和B8本子的纸张差不多大小。结合用Cowoo推荐的打孔器打孔,就可以用了。我还花99元买了个切纸刀。这样活页纸就做到了自给自足。发现我一个小时切的纸,可以供应我用几个月的。

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  • 使用活页的另外一个好处是可以自由移动,将内容相关联的放在一起。
  • 我的纸笔系统
  • 从上图看,本子很小,和手机一样长度。

3、如何使用

  • 收集
  • 收集其实也是一种集中处理
  • 一有一个想法就处理,工作量就比较大。把想法都收集起来后,再集中处理,效率也会高一些。
  • 温故知新由于是随身带,可以随时取出来看几眼,如果在原有的基础上有新的想法,可以马上记下来。这相当于一个应用程序将逐步的计算结果存盘,下次就不用重新开始计算了。这就像是一个人的头脑风暴。在实践中,这的确是一个很好的激发想法(thought provoking)的方法,我在第一天就写掉了小本子的一半(所以的确是需要活页本)。我从来不知道如果我将自己的想法写下来,会有如此多的感受和想法。也许这就是方便的力量。你可以将相关想法的活页放在一起,这就像拼图,慢慢就摸到你思考事物的边界(boundary)了。
  • 处理与整理
    • 处理在这里我是结合Toodledo的在线服务来使用的,因为我把纸笔系统作为收集子系统,而不是完全的GTD系统,几乎无关乎执行。因为对于我来说,以下几点用在线服务更方便:A、分门别类,设置folder、context、due date等,动态地生成列表(list)B、排定优先级C、搜索我处理的方式是:每天清理(purge)一次笔记本,将待办事项(to do)的内容输入Toodledo。这样有些活页就可以扔掉了。至于什么样的内容作为待办事项(to do),个人认为是事务性的、外部约束的、具有明确时间节点的事项一般可以作为待办事项(to do)处理。

      同时我也将笔记本分区,比如前面是记录To do,后面是记录想法、灵感。然后将可以立即清理(purge)的活页就移动到前面几页。也可以通过彩色的小便签,将本子划为更多的区域。这样可以加快处理的速度。

    • 整理未被处理的笔记大多是一些感想性的、思考性的东西,需要进行整理。一是调整顺序,将相关的活页放在一起,促进思考。二是将笔记进行合并和汇总,这个过程可能要反复几次。其实在这个过程中,由于随身携带,经常的撇几眼,会在潜意识中加深对这些问题的思考。

最后,对于思考告一段落、短时间内无法想清楚的笔记,可以放入自己的电子笔记系统,比如Evernote、Google Note或者Google sites。我个人更倾向于放在google sites,因为其是wiki的组织方式,可以更好地移动笔记(页面),更结构化。

总体来看,我们要做的就是将灵光一现的想法捕捉下来,记录,筛选,放大,变成有用的想法或者行动。感觉这个过程和化学实验中的萃取有些类似。

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