在线GTD服务Toodledo-筛选与排序

Apr 3, 2009 by     2 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 磨炼工具, 自我管理

有的任务列表比较长,Toodledo 对于每一个细分的任务列表,都提供了筛选与排序的功能。

筛选

点击右上方的filters进行筛选,出现一个任务栏,选项有下面几个:

show/hide recently completed 是否显示最近完成的工作。如果你想专注于未完成的任务,可以选择hide recently completed。

show/hide -1 negative priority 你可以专注于优先级比较高的,而将优先级为-1的任务隐藏掉。

show/hide future tasks 针对2种情况:

1)start date设置为未来的1天或者更后面才开始的任务;

2)在account setting中设置截止日期距离现在X月之后的任务算“future task”。

show/hide deferred tasks 是否显示推迟的任务。

这主要是针对Status被视为推迟任务的,比如设置为Delegated, Waiting, Hold, Postponed, Someday, Canceled,或者 Reference。

show only folder 可以只显示某个Folder中的人物。

nest subtasks 是否将子任务放在母任务下面显示,也可以并列显示。

排序

点击右上方的sort进行排序。有三个排序层次。

可以用以排序的方式有:

Auto、Importance、Folder、Context、Goal、Start Date、Due Date、Repeat、Length、Timer、Priority、Tag、Status、Alphabetical、Date Added、Date Modified、Date Completed.

其中Importance是Toodledo根据你任务的Priority、Goal的长期还是短期、截止日期的远近等因素自动计算的。

排序的第一个选项将会作为Divider的依据,如上图中是第一排序是folder,所以显示的Divider就分为Routine、Zion、Daily。每个Divider里面根据第二与第三排序依据进行排序。

搜索

Quick Search 进行页面内快速搜索,将符合搜索字词的任务显示出来。使用ajax,从你输入第一个字开始进行就筛选结果。

折叠设置

Toggle Details,选择一次显示/折叠所有任务的属性。

Toggle Dividers,选择一次显示/折叠所有Divider。

Toggle Subtasks,选择结构化显示子任务或者并排显示子任务。

这几个功能很实用。

我一般的设置是把detail 都折叠起来。如果任务比较多,就把divider也折叠起来,然后点击某个最重要的divider,专注于那个divider的内容。

下面来谈谈我的使用感受

1、我最常用的排序(sort)方式是importance,尤其是有工作任务在清单上的时候,确保先将最重要的任务完成。

2、按照start date(start time)排序,这样我可以将要做的事情按照时间的先后顺序来进行。比如读书或者长跑都要回家之后才能进行,排在前面会扰乱自己的思考。

3、先按照folder排序,然后按照importance排序。同时点击toggle dividers,这样我可以将其他folder的内容收缩起来,只打开工作的内容,而工作的内容里面是按照重要性排序的,按照这个来完成就可以了。

4、先按照context排序,然后按照importance排序。这个和第三点差不多。比如我工作的地点常规的有2个地方,在其中一个地方的时候,我可以只将那个地点的任务显示出来,并且按照重要程度来进行执行。

5、还有比较有用的是按照goal排序,可以明确的知道你现在要执行的这些任务,都是从属于哪些目标的,这样你可能会更有动力。

6、按照repeat排序,看看你现在进行的任务中,哪些是daily,哪些是weekly,哪些是不规则重复的,哪些是不重复的。

7、按照length排序,这样你可以知道哪些任务是耗时比较短,哪些任务是耗时比较长的,如果你有时间限制的前提下,可以较快地明确在现有的时间框架内,哪些任务可以进行。

8、按照tag排序,可以看到每个任务是属于哪个方面的,你可以从大的分类方面选择执行哪些任务。

9、按照status排序,可以知道哪些任务是next action,哪些是active,哪些是planning等,然后加以选择。

还有其他的一些方式,不过我觉得以上这些方式一般足够了。Toodledo提供了三层的排序方式。

由于我一般都是选用today的视图,所以任务也不会很多,一般都是20个左右,用2层的排序足够了。

2 Comments + Add Comment

  • 请问,GTD里面最注重的是next action。我有一点一直没有搞明白。toodledo里面还有一个就是active。字面理解就是现在正在做的。请问next action和active有什么区别么?望指点。谢谢

    • next action是更为紧急点的,现在马上可以做的,active就相当于in progress的任务。

      active中马上可以做的,可以设置为next action。这一般都是任务真的很多的情况下,才需要。否则active也够用了。

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