反思GTD:用纸笔实现个人管理

Apr 18, 2009 by     13 Comments    Posted under: 反思GTD, 寻找方法

相信有很多朋友跟我一样偏爱纸笔GTD系统,比如GTDLife上读者阿星分享的进化GTD:我的工具,比如褪墨在2007年分享的Moleskine的GTD应用,还有Moleskine的粉丝分享的对Moleskine的着迷之情

持续改进你的纸笔GTD系统一文中,我分享了自己对纸笔系统的一些改进,包括使用活页本,给“工作篮”加上轻重缓急等等。本文承接反思GTD系列中对GTD概念和习惯的思考,分享一下如何用纸笔实现大部分的GTD系统,希望对使用纸笔的朋友有所帮助。也欢迎大家分享自己的宝贵经验。

首先是关于工具的准备。当然我们得有一支写起来流畅的笔和一本写上去舒服的笔记本。这时你可能想到了Moleskine,因为那是传说中梵高毕加索海明威等等牛人用过的笔记本。而且确实看上去很舒服:

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(图片来自淘宝商家

嗯,我心驰神往了。但是去淘宝上卖Moleskine的商家一看,100+的价格,还是太肉疼。俺只好望而却步了。哎,等等,还可以想别的办法嘛,比如前面咱用的活页笔记本。另外,咱买不起Moleskine还搞不了山寨么?正好某天去文具店逛,发现其实咱国产的还是有很多不错的本子的嘛,而且价格真正适中^^。比如下面图片上的前通金辉

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(图片来自淘宝商家)

我之前用的是A6的活页本。用它做工作篮和下一步行动的时候倒是足够了。但是在加入项目和清单的时候,就总是觉得被缚住了手脚。于是换了一个大点的A5的本子才感觉好多了。另外,如果觉得本子有某些不足,开动脑筋自己动手嘛。比如我就给自己的前通笔记本加上了一条橡皮筋(如下图):

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另外一个重要工具就是Post-it(中文译成报事贴?好奇怪)。我是用的3M的Post-it。建议用比较大一点容易写字上去的标签。这些文具其实一般大城市的文具店里都有卖,只需要我们偶尔逛一逛。当然,淘宝上也有不少好东西。

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好了,工具齐备,实现自己的GTD系统吧。

1. 工作篮和下一步行动

持续改进你的纸笔GTD系统中一样,我还是用两页纸来实现每天的工作篮和下一步行动的功能。所需要的就是在左边工作篮的页面上贴上一张标记为Inbox & Next的便签。因为我用的便签可以反复贴,所以只需要每天把它移到下一页就可以了。至于在工作篮里分清事情的轻重缓急,可以通过人为划分区域的方式来进行。我是把比较重要的事情写到上半页,把一些生活琐事或者备忘写到下半页。另外,也可以直接扔到收件箱里,在抄写到右边的下一步行动的时候再分事情的轻重缓急就可以了。

另外,因为A5的笔记本的宽度,所以有空间加上重要性和时间记录。只是简单地标上星号,以及记录事件完成的时间。

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2. 项目/列表

关于纸笔系统的上一篇文章中,并没有解决掉所有问题。其中最重要的一个,就是如何处理项目和清单。但正是因为还有问题,才需要持续改进我们的纸笔系统。我的项目和清单放到了笔记本的后半部分,从后往前写。当项目清单跟前面的工作篮和下一步行动相遇时,就是换下一个笔记本的时候了。清单其实蛮好处理,依次往下列表就可以了。麻烦的是项目。

如果按照清单一样一项一项往下列表,就很难处理子项目的问题。因为在一个项目的开始,是很难估计需要为一个子项目预留多少行的空格的。我一直没想明白这个问题,直到看到todoodlist中介绍的方法(注意跟天方介绍的Toodledo不一样,这是一个纯纸笔系统,不过为啥都要取这么怪的名字?)。关于Todoodlist,小麦工作室上有比较详细的介绍,俺直接引用了:

没错,其实就是“思维图”。todoolist就是用思维图的方法来记录任务列表。

细节:

方框:方框代表项目。例如上面todoolist中的HOLIDAY,就是一个项目。以项目方框为中心,延伸出的分支就是子任务。

椭圆:椭圆框住子任务,表示该任务正处于活动状态。处于活动状态的任务可以是“下一个行动(Next Action)”。如果一个任务还不需要执行,就不要用椭圆框着。

线条:线条有三种,一种是“项目”与“任务”的连线。一种是任务之间的关系连线,通常是先后次序关系。第三种是虚线,链接地点相关的两个任务。

如何标记任务的完成呢?这个没有特别的规定,可以划线,或者涂黑,随自己喜欢。

如何区分项目、任务的重要性呢?用字体或者图形的大小来区分,字体大、笔画粗的任务更重要、图形大的任务更优先。

这里分享一下我的一个项目,希望对大家能有所启发。

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3. 日历

日历我并没有用纸笔实现。我还算比较适应手机上的日历,而且自动化的提醒省了我很多时间和精力。当然,每个人都有适合自己的方式。比如Twinsenwu就在评论中分享了他的纸质日历使用体验:

我自己的纸笔系统只包括 当月日历+日计划+七日目标,当月日历是一张A4的日历,每天的空格里写上和当日有关的约会和重要提醒;七日目标是每周计划时候列出的五到十项本周高优先事项,和当月目标相联系;日计划页上包括当日要完成事项的顺序以及他们的预估完成时间,完成后再标上实际完成时间。当然我的系统也还在改进中,当前版本用了一个多月,以前用的系统坚持了三年,2009年根据自己以前的使用情况在做系统化改进,改进原则依次是 易坚持,统一化,轻便。

我在实际使用过程中发现电子月历和纸张月历各有好处,至今未找到将其整合在一起的最佳解决方案。纸张月历的好处是一览无余,试想A4大小的月历摊在桌面上,是和他人约合适时间时候最好的工具,而且是随时随地可以查,并非一定要有电脑在身旁。电子月历中存储的信息原则上是无限的,但在展示即查阅时候就有很多限制,PDA手机屏幕太小(小于A4的面积展示月历对我都太小),电脑不可能随时开机带在身边,还有要命的电池。将来也许有纸张一样的显示设备出现,那我们就真的进入现代化社会了。

目前我的做法就是固定习惯每天下班前将palmdesktop上和纸张月历对比同步,然后sync到我的treo手机上面,这样最大程度在我手机上保留update的信息供随时查阅,毕竟,笔记本也不是随时能拿出来,虽然我一直放在包内。

其实就像天方在关于工具的选择中说的,我们要接受工具是不完美的,我们可以用自律和主动性去弥补工具的不足。比如知秋小明分享的纯粹使用手机作为工作篮,使用便签本作为下一步行动的方式就非常棒。对于我来说,目前手机上的日历已经足够好了:P

4. 编号和目录

这里介绍一下关于目录和编号。之前有提到,非活页笔记本有一个问题,遇到写项目的空间不够了怎么办?解决方案竟是出乎意料的简单:使用索引。因为我是从后往前记载项目,所以在本子的最后留了3页作为索引的空间。分别列上项目的名字和所出现的页数。当某个项目的空间不够了,在前面重开一页写就可以了,只需要把标记位置的标签(Post-it)移过去,然后在索引里更新项目的页数就可以了。这个技巧是从Hacking a GTD Moleskine里学到的。

我用的前通的本子,一共有152张纸,大概能用4-5个月吧。算一算还是蛮不错的。

您的纸笔系统是怎么样的?快留言或者投稿跟我们分享吧~

13 Comments + Add Comment

  • 以前看过大师写的《持续改进你的纸笔系统》一本,介绍的方法觉得很实用,我是受益匪浅。曾经下过很多软件,并花了不少时间学习各种软件的使用,结果都是半途而废,用来用去还是觉得纸笔方便实用。
    其实坐下来冷静想一想,用什么工具来做个人时间管理都不重要,只要是自己觉得适用并坚持下去才是关键。
    以后将坚持用纸笔来实现个人的时间管理,在使用过程中希望得到大师指点。
    谢谢!!!

    • 呵呵,大师可不敢当。。。我们只是对这方面比较感兴趣,也愿意进行一些思考罢了。我们的思考能对你有所帮助就最好了:)

      大家一起讨论,共同进步~

  • […] 葡挞生活 的文章《反思GTD:用纸笔实现个人管理 […]

  • 为啥米图片全都看不到了呀?

    • 这篇文章的图片放到picasa web上面的,picasa web在国内被墙了。。。

    • 重新编辑了本文,现在能看到图片了么?

  • 淘宝这里也有一个GTD专用笔记本,http://shop58899573.taobao.com/

  • 纸笔+手机+Gmail

    灵活有效。

    • 可否说明一下如何结合这3者呢?

  • 白天用了一天电脑 晚上就不太想再开它了
    没了电脑有时候觉得“无所事事”
    纸笔系统不错 比电脑更随时随地 比手机更容易发挥
    已经在实践中…
    你这几篇文章很受用

  • 关于Post-it,我就叫便签。大大的有哆啦A梦背景图案的用来给别人留纸条,窄窄的塑料质感的用来分页,可爱的小星星写上“我是坏人”贴在别人背后:P

  • 我现在也很钟爱“纸笔”,但是没像你这么系统,我也打算像你这样,我用的是空白纸片,每张的大小大概是A4的1/4,回头我也打算搞个本字弄一弄。

    其实ipod touch上的Things确实蛮好用,但就是“输入”文字的感觉远没有“纸笔”来得自在。

    • 对,我就是觉得电子设备少了自在感。或许过几年等电子纸成熟了的吧~~

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