反思GTD:改进与个性化 – 四个习惯

Apr 4, 2009 by     7 Comments    Posted under: 反思GTD, 寻找方法

上篇我们谈到GTD改进后的四个工具,分别是工作篮,下一步行动列表,项目/清单,以及日历,并简要介绍了这四个工具。这些工具,你可以在读完上一篇文章之后就建立起来,但是要掌握这些工具,可能需要一些时间。我们需要时间去挑选让我们觉得舒服的实现工具,需要时间去熟悉和信任我们的系统,需要时间去改进调试直到最佳。

好,废话少说,让我们看一下这四个习惯:

1. 收集

正如本系列的第一篇基本概念和习惯中提到的,第一个习惯是你要建立起对工作篮的信任,接到任何事务的时候首先放入工作篮。我们前面讲到,你可能有多个工作篮,比如邮件的收件箱,比如桌面上装文件的工作篮等等。这里我们还是要讲一下作为GTD里面最重要的概念的这个工作篮。看看ZTD里面讲的吧:

But we also need to look at a special kind of inbox — your collection tool for your ideas, notes, information given to you on while you’re on the road, tasks you remember you need to do, action items that come out of meetings. In short, everything that comes into your life that’s not in a written or recorded form.

总之,不管是庞大的项目还是一闪而过的灵感,把它写下来,放到你的工作篮里吧。这样,你就不再需要耗费脑力去提醒自己还有这么一件事情要做。而且正如那句老话说的,“好记性不如烂笔头”,写下来忘记这件事的可能性就微乎其微了,何况你还会定期清理你的工作篮呢。

这个工作篮最好不要由多个工具组成。比如你看了ZTD的介绍热血上涌,兴冲冲买了一个Moleskine笔记本;然后看了天方的介绍开始使用Toodledo;你还有一个iPhone,那么漂亮的Things怎么能不使用;其实你最习惯的可能是桌子上电脑边随手贴的即时贴……过不了几天,你就会发现你陷入了同步不同工具的海洋,而这种分裂感让你感觉极不舒服,于是你把它归咎于GTD。于是你的GTD时间告一段落。可能有些夸张,但是绝对不是危言耸听。选择一个且只有一个工具作为你最重要的工作篮吧,这样至少能减轻您被撕裂的感觉。

随身携带这个工作篮。因为我们可无法预测什么时候冒出来一个念头。比如上班的公交车上突然看见一幢建筑想起一个灵感,比如晚上关了灯你突然想起来明天要做的几件事……从这个角度来看,可能手机上的应用是最合适的工具。但是并不是所有人都习惯用(已有的)手机输入。比如我就觉得用手机输入始终存在一点从想法到记录的文字之间的障碍,所以我还是比较倾向于使用纸笔工具。虽然纸笔工具在某些时候不算特别方便(比如走路时),但是也有一些特别的好处。也许用手机输入也需要一些时间去适应,或者我们也可以期望工具的进一步发展吧。

这个习惯虽然看起来简单,但是要真正达到传说中的“黑带”级恐怕并不容易:

当你已经处于“黑带水平”时,你可以像闪电一样从一只脚转换到另一只脚,并再次回到原位,比如,当你处理工作篮时,助手走进来,告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别着急!你的那份工作还在那里,连同其他所有需要处理的事件堆放在一起,当你回来时还可以随手捡起来。在你打电话的等候空隙中,可以扫一眼你的行动清单,了解一下打完电话后可以着手办理的下一步工作。当你等候会议开始时,可以下你随身携带的“阅读/回顾”文件袋。当你与老板的谈话打乱你原有的安排,让你去参加下一个会议前的时间缩短到12分钟时,你仍然可以不费力地把一段时间的功效发挥得淋漓尽致。

至于分清任务的轻重缓急,可以在这里进行,也可以在“处理”这一步进行。至于你是按时间管理四象限法来分,或者只是简单地标上重要和不重要,就看你自己了。因为如李笑来老师所说:

即便,你只用最简单的方法进行标注——只标注“重要”和“不重要”。因为你必须分辨“真的重要”和“显得重要”,以及“真的不重要”和“显得不重要”。

2. 处理

有工作篮作为收集的工具了,是不是就一劳永逸了?当然不是。如果我们只是往里面塞东西,这个工作篮很快就会被塞得满满的。这时它就失去了作为大脑缓存的功能了。就像你的Windows开了无数个程序,结果把内存塞满了,这时你的机器就只能慢慢爬了。所以GTD中的处理这个环节相当重要。怎么处理?GTD中出名的横向流程就是从这里出来的:

bioneuralnet-gtd-flowchart-large

(图出自这里,其实这一类流程图Google一下挺多的。以前也介绍过一个中文的。)

收集和处理是GTD赖以成功的两个部分,所以没有什么好改进的,这里只是重复一下GTD里面的话:

当你完成了加工处理工作篮的活动时,你将:

1、 丢弃你不再需要的一切;

2、 完成任何用不了2分钟就能搞定的事情;

3、 把任何可以委托他人处理的事情交代出去;

4、 为所有需要超过2分钟时间的工作注明提示信息,并分类纳入你的管理系统之中;

5、 根据获取的信息,明确你目前一些较为重要的工作和任务。

还有几个基本原则

1、 从最上面的一项开始处理。

2、 一次只处理一件事情。

3、 永远不要把任何事情再次放回工作篮

这里有一个问题,什么时候处理和清空你的工作篮?这是我当时读完GTD的一个疑问。后来自己实践以及读到一些相关内容之后发现,其实我基本只需要每天两次左右就差不多了,我是选择每天睡觉之前和到办公室之后。一般来说这两个时间段比较少其他事情的打扰。如果您特别忙的话,中午吃过午饭再清理一次应该基本就差不多了吧。而每次处理的时间大概15分钟也就足够了。处理工作篮也同时是一个回顾和计划的过程。我们说GTD缺乏对目标的追问和回顾,以及没有分清事情的轻重缓急。处理就是每天的一个好时机。我们是需要分辨工作篮里的事项是不是可执行的,但是更重要的是,分清这件事到底是不是真的重要。这也是把进入我们工作和生活的事务与我们的目标相匹配并决定是说“Yes”还是说“No”的时候(昨天的每周文摘中我们也谈到了)。

另外,Lifehack的Back to Basic系列中也有一些关于处理的小提示,值得一看。其中讲到,如果清理工作篮时遇到某些项目因为缺乏信息、资源、紧急性或者授权而不能马上处理的,千万不要又把事情放到工作篮里,而是作为一个暂停的项目保存起来。

When an item hits your inbox that you’re not able to deal with immediately, it becomes a project – an outcome that will take several steps to accomplish. And the first step in that project is to solve the problem, to fill the lack that’s preventing you from completing the task.

相比之下,这个习惯可能是四个习惯里面最容易养成的。

3. 执行

列好了下一步行动清单,接下来就是执行这个清单了。我们在GTD的缺失和局限性里讲到GTD中对于如何去做(尤其是一些需要较长时间集中精力的创造性活动)着墨并不多。但是完全按照清单心无旁骛地去完成事务,恐怕是几个习惯里面最难养成,也是最重要的一个习惯了。

ZTD提出的解决方案是抛弃下一步行动清单。而采用每天最多三个“最重要事项(Most Important Things, MITs)”的方法。至于其他的杂事,则放到一起找一个时间集中处理。其实放在一起还是一个“今日事项”,标出最重要的三项而已。至于叫什么我们不用太计较,有兴趣的同学可以尝试咯。

上周的每周文摘中正好谈到这个问题,总结起来不外乎几项:

  • 明确目的,给自己点激励
  • 放手去做,开始做最重要
  • 减少干扰,尤其是来源于自己的干扰
  • 给自己点奖励或者惩罚

而众多相关文章也给了我们一些执行过程中要注意的事项,比如:

不要尝试“多任务”,尤其是在执行重要任务的时候。不停地在不同任务之间切换会降低效率,因为每次切换过来你的大脑都需要一定时间去熟悉那些内容。李笑来老师给出了一些原则:

同时做两件事儿的诀窍在于, 1) 其中一件事儿最好是机械的,少点技术含量的; 2) 另外一件事儿不是特别需要大量脑力支持的;3) 两件事儿都应该是确实有效用因而值得时间投资的。

如果有来自别人的打扰怎么办?我们之前有一系列注意力相关的文章,有兴趣的话链过去阅读咯。

另外,ZTD建议,如果感觉到查Email或者上IM的压力,停下来,深呼吸,重新专注到目前的工作上,然后再开始手上的工作。也就是说,如果你内心那个让你分心的声音大到你已经无法专注于手上的工作,那么干脆先停一下,调整一下自己的注意力,然后再开始工作。

在四个习惯中,这个习惯可能是最难养成的。所以,给自己多一些时间来适应吧。

4. 回顾与计划

再好的系统如果疏于维护也会像没有人管的荒园,迅速地长满野草的。这就是我们要强调的GTD的第四个习惯:回顾与计划。其实GTD里面只是讲回顾,也就是上面那张图中的第四步。频率呢,则是每周一次,叫做每周回顾。不过经过我们前面的分析发现,GTD里面没有对于目标的追问和回顾,只是讲我们偶尔要上升到三万(或者五万?)英尺的高空,鸟瞰一下我们的生命(另一个比喻是在河里的鱼蹦出河面看到生命之河的流向?)。其实,每周回顾就是一个检查我们的目标,并且计划我们未来一周的短期目标的时间。不管你的目标是什么,以及你是否已经建立起个人领导系统(Personal Leadership System,来自The Essential Missing Half of Getting Things Done)每周回顾都可以帮助你。每周的回顾和计划是建立起你的目标和实践之间联系的枢纽

正如李笑来老师所说,“长期计划是需要通过实践才能习得的能力”,而“有一些时候计划是没有必要的”,因为:

无论计划简单还是复杂,缺乏切实的行动就注定会失败或者失效。

很多的时候,没必要做计划的原因有两个:除了前面提到过的“大多数计划其实非常简单”之外,另外一个是“初始状态下,我们往往实际上并没有能力去制定合理有效的计划”。因为做任何事情,我们都可能要经历相同的过程:逐步熟悉,小心摸索,失败失败再失败,认真反思,卷土重来,直至成功。而在最初甚至连基本的认知都没有的时候,制定出来的计划十有八九只不过是空谈。

但是就像这句话说的:

The future can be created, not simply exprienced or endured.

所以我们对于思考清楚的目标,还是有必要计划和回顾。ZTD的建议是每周列出下一周要完成的“大石头”,实际上也就是一周的短期目标,而数量则是4-6项比较好。ZTD的回顾内容如下:

  1. 回顾你的长期目标,中期目标和短期目标。
  2. 回顾你的笔记。
  3. 回顾你的日程表。
  4. 回顾你的清单。
  5. 设定你的短期目标和放置你的“大石块”。

(褪墨上有ZTD的全部翻译,有兴趣的同学可从此前往^^)

我们之前在每周回顾:概念、要点、工具里面也给出了我们阅读和思考的结果。另外,对于回顾和计划的内容,每个人都不尽相同,所以也需要我们在实践中不停地改进,就像《黑客帝国》中的母体利用锡安不断改进矩阵一样。当你某次回顾的时候发现你的每周回顾清单似乎缺了什么而有的回顾内容你已经好久没用过的时候,就是改进这个列表的时候啦。

四个习惯写完了,我觉得基本写出了我对GTD的理解以及从相关阅读中了解到的改进。当然,此系列文章会持续修改,欢迎朋友们分享在这个问题上的思考。另外,我想说的是,既然是习惯,那么就需要一些时间去养成。ZTD中讲最好一次养成一个习惯,而“养成任何非天生的习惯,都是需要挣扎才能做成的事情”,所以,不要想一蹴而就或者去好高骛远,对自己多一些耐心吧。

7 Comments + Add Comment

  • 习惯应该是完成整个GTD系统最关键的部分了,毕竟任何时间管理系统都是人创造的系统,只能靠习惯来支持,我认为这篇是反思GTD里最关键的一篇,竟然回复的人这么少,难道都没耐心看到第四篇~?

    • 呵呵,好像大家对这个系列的反响不怎么大。不过我自己倒是基本理清了思路:)

      • 我很喜欢你的这个系列,作为初学者,我也写了一点反思希望可以交流一下

        今天重新对自己GTD实践进行了第一次反思之后发现有些问题比较严重
        ⒈神化GTD。GTD是强而有力的工具,可以改变人的生活方式,但并非全能,也非瞬间可以改变人生,GTD只是观念改变的开始,要不断实践,不断反思。
        ⒉对工具心猿意马,GTD的好软件太多,加上得到iphone之后,各种时间管理,知识管理软件更是多如牛毛,blog上的大牛们也是各有奇招,纸币派,电子派,混合派,更是让人目接不暇,初学者极其容易陷入GTD上瘾症,陷入各种工具中被撕裂得不可自拔,活生生的反面教材正在写这篇文章。
        ⒊实施恐惧症,我认为这应该不只是我一个人的问题,每个中国学生都会有某种程度完美主义情结(中国不允许犯错的教育体制所导致),一天给自己太多模糊而不准确的目标,结果当然是失败,然后就会又像玩不好游戏一样,立马按reset键,最终的结果也是跟玩游戏一样不断死在同一个地方,没有接受失败心理素质和机制,系统的全面崩溃是必然的结果,最后对清单实施任何东西都产生了实施恐惧,我们必须要学会挫折中前进。

      • 从我自己的经验来讲,我不太算工具控。主要是因为懒,所以一旦系统稳定下来,除非另外的工具要强很多,我一般不太愿意切换。我是觉得找到一个适合自己的工具并坚持用上一段时间,对GTD的各个环节熟悉下来是比较重要的。

        我现在觉得最难的其实是形成习惯,特别是按照你的GTD系统去执行的习惯。有的时候你知道GTD系统里最重要的事情是什么,但是就是不想去执行,这个感觉是最难克服的事情。我目前只有一些粗浅的想法。其中一个就是克服“开始”的恐惧。也就是说不管如何开始做这件事情(排除其他让你分心的干扰)。当你做了10分钟之后,也许就静下心来认真执行这件事了。

      • @Flynnga:
        1.的确,GTD开始实践,到运用自如,有很长的路要走。或者说这只是一种更好的方式。
        2.工具的确让人着迷,过多的尝试发现效果不一定好。我现在推荐Toodledo和纸笔。
        3.我觉得好的GTD效果就是需要1、极强的自律,discipline。2.专注,我的理解就是做的事情有限,事情多了,你的效果自然就差,因为精力有限。你要控制你的输入。用有限的时间做好有限的事。我并不觉得因为GTD你就可以成为一个时间或者其他方面的达人。
        你说的这种教育导致的缺陷我表示赞同。

        不过,用GTD还是比不用GTD有效率。要跑得快,还要跑得久。

  • 不错!

  • 1、收集,我觉得用触摸屏手机可以解决文字输入的障碍,你可以随手涂鸦。这样速度更快,和手写差不多了。这方面PPC上面的Evernote我觉得无出其右,真的是堪称一绝。
    2、关于执行的习惯,我也是反反复复地练了很久,才逐渐感到有些习惯了。
    这个问题我很早就遇到了,计划与执行,老是不协调。曾经老是觉得自己的自律不够,虽然计划明明在那里。我1年前的这个时候,恐怕还比较混沌。当然,这和我当时的精神状态也有一定关系。
    很多事情想清楚了,执行就容易。

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