在线GTD服务Toodledo-介绍篇

Mar 7, 2009 by     5 Comments    Posted under: 磨炼工具

由于觉得GTD在国内逐渐变得火起来,但是Toodledo这么好的工具,介绍的还是比较少,所以我决定写几篇Toodledo的介绍性文章。

之前HOH也介绍了Toodledo的基本用法–(1)(2),大家可以去看看

为什么选择Toodledo?

首先,Toodledo是一个非常轻的GTD工具。相对outlook和mind manager这种安装文件几十M,甚至上百M,运行的时候内存好用几十M的“重型”GTD软件,Toodledo的特点是相当的轻,运行在浏览器里面,打开速度也非常地快。通过Chrome浏览器的任务管理器,可以看到toodledo网页的内存大概在8M左右。因为计算部分都在服务器端,在浏览器中只是结果展示与操作界面。

而且,由于本身是基于数据库的,数据本身非常结构化。这样清单生成非常快,而不像有些GTD系统(比如Results Manager+Mind Manager),每次都要从规划系统生成清单,然后执行。

其次,手机访问,随时随地进行GTD。其实本质上,GTD也要求是随时随地的。

移动性(mobility)在PC化之后,变得越来越重要,因为可以进一步解放人们的生产力,让人更好对自己的时间与精力进行安排,完成更多的事情。

正是因为Toodledo非常轻,可以运行在浏览器中,使得其可以很方便地移植到手机上,提供web和wap访问入口。而一般的桌面程序是无法做到这一点的,因为手机的硬件与软件系统与桌面电脑有很大的区别。所以一般的做法就是把数据在桌面电脑与手机之间进行同步,比如outlook与windows mobile,比如MLO与windows mobile。

但是即使是同步程序,也往往是针对部分手机平台的。因为现在手机系统有很多,symbian,windows mobile,iphone,android,linux等,针对每个手机系统开发软件,对于开发人员而言,一则精力不够,二则成本过高。

而现在唯一通用的平台,只有web,对于现在大多数手机而言,就是wap。

现在很多软件都变成了服务,在线化了,比如记帐软件,任务管理软件也不例外。

其实现在做的不错的在线GTD服务有不少,其中比较典型的是toodledo与RTM(remember the milk)。

但是我觉得toodledo比RTM要好许多。

这里仅举任务添加方式一例,就可以看出toodledo的人性化。在我后续的介绍中,大家也会看到Toodledo的贴心与对细节的雕琢。

在添加任务时,RTM的界面很简陋,主要靠手动输入,连个日期选择器都没有。而Toodledo中,很多都是下拉选择框。做选择题总是比做填空题容易啊。

RTM

rtm2

Toodledo

toodledo

第三,非常多的任务输入方式。用过微博客(比如twitter)的人知道,现在可以通过网页、短信、MSN、QQ、Gtalk、Adobe Air、Firefox 插件、widget、sidebar等各种形式进行tweet。因为接入twitter的方式越多,就降低了人们使用twitter的成本,每个人可以用自己最熟悉、最方便的方式来进行twitter,而不是重新学习一种新的、特定的方式。

这对于To do list 也一样

在GTD的流程中(如下图),GTD最开始的一部是把要做的事情记下来,然后才是后续的整理与处理。 
workflow_GTD


很多时候人们不去做,是不知道自己要做什么,或者忘记自己要做什么。其实人和人之间并没有多大本质的区别,更多的是由于点点滴滴的积累所造成的不同。

在一年多之前,虽然我也尝试GTD挺长时间了,但是总是有些不自在。那时刚开始工作,工作也不太累,下班之后挺闲,时间就这样浑浑噩噩过去了。我觉得一个原因是我当时的“输入”有限,因为当时我总是要到晚上,坐在电脑前,等不受其他网页、电影、视频、QQ、MSN等的诱惑,心态又平心静气时,才打开outlook或者mind manager,看看自己接下来要做什么。而outlook与mind manager都是巨型的软件,内存一般都要70M~80M。这么耗资源的程序,太慢,就不愿意多用,也是导致我使用频率低的一个原因。这里我又要引用王建硕的说法了:

积累的力量惊人,但是不方便的事情就不容易积累。一件事情,如果足够的方便,足够的日常,就像马桶旁边的那本书一样,就容易积累;经过了足够长的时间,就会对人产生影响。书再多,只要不是放在枕边,饭桌边,马桶边,看的几率就会下降。一天两天其实差别不大,但要是积累上几年,变化就出来了。

个人认为收集阶段是GTD的瓶颈之一。

一则是收集的To do的数量。实际上,只有To do list足够长,GTD才会发挥其效用。所以如果真的要用GTD,就要把自己的日常生活纳入这个系统中,而不走“双轨制”,用GTD处理一部分,用其他方式处理另外一部分(比如记事本,记性)。

二则是收集的To do的质量。GTD的效果取决你收集了哪些To do。

李笑来说

输出取决于输入

另外一个例子是美国大学,美国名校优秀的一个很重要的原因不是其师资力量,而是其招收的学生本身就是最优秀的。

Toodledo提供了可以想到的几乎所有方式来收集To do,并输出到各种常见的工具中

列举如下:

  1. twitter,刚才提到过twitter的接入方式很多,Toodledo干脆就用twitter做为中介,获取任务列表并添加任务。想用MSN用MSN,想用QQ用QQ,或者其他随便什么。
  2. jott。jott是一个很棒的语音服务(前面几个月开始收费了)。你可以直接打电话给jott,说你要做啥,jott会把你说的转换成文本,发给toodledo,变成一条To do,太NB了。不过中国不适用,因为打电话到美国的长途费。。。
  3. google calendar。在Google Calendar中加入Toodledo之后,可以在日历页面赚哦你看到一个绿色的完成标记,点击这个标记就可以看到这一天需要完成的to do,或者是曾经完成的to do(见下图)。你可以在这个gadget中直接添加任务。当然你也可以将要完成的to do以iCal格式输出,显示在google calendar中,见第10条。
  4. google homepage。也可以将toodledo作为Gadget插入igoogle中,事实上,这个插件现在也可以插入Gmail中了。
  5. netvibles/pageflakes。netvible和pageflake和igoogle一样,都是个性化主页服务,toodledo可以作为插件插入这2个平台中。
  6. Apple Dashboard。将toodledo的gadget放在你的Mac的桌面上
  7. Firefox Addon。这个超级好用。在firefox中Ctrl+ALt+A,调出对话框,由于是本地XUL程序,速度很快。右击可以将选中的链接或者内容作为To do发送到toodledo,体验和Google Notebook插件差不多。左侧sidebar还可以调用简化版的toodledo(和igoogle,Apple Dashboard中的一致)
  8. iPhone/iPod Touch,iphone上面的本地程序,非常优雅、好用。
  9. Rss订阅,可以将你的hotlist或者各个folder的任务作为rss输出,可以用Google reader等阅读器订阅
  10. ical订阅,将事件(包括完成与未完成)输出为google calendar、苹果的ical或者一般的ical格式,通过这些工具订阅之后,就可以在相应的日历上看到你的toodledo任务了
  11. SMS/Email,定期通过email或者短信方式将提醒发送到你手机上。其中短信只在美国有效。可以通过Email添加To do,包括toodledo的所有字段。
  12. 手机。对于wap1.0与2.0的手机,提供三个网址进行访问http://www.toodledo.com/wap.phphttp://www.toodledo.com/wap2.phphttp://www.toodledo.com/html/,可以完成任务、添加任务与修改任务

嵌入在google calendar中的toodledo插件

google_calendar_toodledo

在igoogle上面的toodledo插件

Toodledo的firefox插件
toodledo_firefox

如果你习惯使用Firefox,这绝对是最方便的To Do 收集工具

iphone上的toodledo程序,迄今为止最好用的Toodledo程序

手机wap2界面 
toodledo_wap_1  
toodledo_wap_2  
toodledo_wap_3
手机html版界面 

toodledo_html_1

 toodledo_html_2

 toodledo_html_3

手机Slim界面

 

 toodledo_slim_1

 toodledo_slim_2

 toodledo_slim_3

 toodledo_slim_4

 toodledo_slim_5
选择设置进入的位置,和Google Reader比较像,可以设置第一页直接跳到某个label

 toodledo_slim_6
Slim版本的功能很全,可以直接添加Goal等属性

 toodledo_slim_7
Due Date界面是我最常用的界面

toodledo_slim_8

以上这些都是官方应用,由于Toodledo开放了API,有不少第三方开发者都开发了其各自的应用。

TooDo for Android Mobile OS – Made by Edouard Mercier

 

 

toodo_1

 toodo_2

 toodo_3

Outlook Synchronization Tool – Made by Chromatic Dragon

OmniFocus Synchronization – Made by Preston Holmes

Windows Vista Gadget – Made by Chris Motch

Ruby API/Client – Made by Will Sargent

C# .NET library – Made by Doug Reichard

第四,丰富的字段属性。可以选择folder,subtasks,context,goal,start date,due date,due time,repeat,length,timer,priority,tag,status,star,assignor,reassign

toodledo_field

我理解的GTD在技术上就是一个To do list,为了更好地完成这个to do list,你每次只能完成一小部分,这就势必要将这个长长的to do list进行切块,切成一个个小单元来完成。并且要附上一个属性,使得在每个小单元里面,任务之间有个先后顺序。

所以类别,截止日期,目标,地点,标签等都是切块的不同方式,只得你在某个特定的时间、特定的地点,能够快速定位到你要做的事情。并根据优先级来确定做事的先后顺序。

Toodledo有一个tag属性,之前我并没有觉得有什么用,但是自从我to do list上面有100多本书的书单之后,我觉得这个属性很实用。因为tag可以不是一个单选的下拉框,你可以给同一本书定义多个tag,比如传记、企业、行业。同样,对于任何一个To do,都可以定义多重属性,间接地使得你可以对To do list进行无限地切分。

随着Toodledo团队的精益求精,Toodledo也越来越受欢迎

toodledo_chart

chart

这里贴一下2008年3月份以来,Toodledo团队的更新记录,从这里我们可以看出这是一个非常勤奋的团队。所以我们也有理由相信,这个团队会给我们带来更好的GTD体验。Toodledo网站中也集成了一个论坛,开发团队对论坛上的疑问与建议反应速度非常快。我想这种开放的心态也是促使Toodledo不断进化的重要原因之一吧。

toodledo_update_1

 toodledo_update_2

 toodledo_update_3

 toodledo_update_4  
 

后记:

Toodledo唯一的独立开发者是斯坦福大学计算机系毕业生Jake Olefsky,网站开始于2006年。

5 Comments + Add Comment

  • 图片怎么显示不了???赶紧修复啊

  • 其实RTM的添加任务界面不是简陋,而是简洁我觉得
    添加时只需要输入”xxx 5.22 2pm”就会自动判断完成,而不用鼠标,操作性更强更便捷.用鼠标是件比较浪费时间的步骤,这点上RTM还是体现了gtd的想法

    • 用鼠标选择日期时间是一步比较花时间的步骤,当然不支持鼠标选择也阻挡了一些新手.不过一劳永逸还是需要的

      • 是的,我就不太习惯
        不过Toodledo也完全可以tab到日期,然后手动输入today,tomorrow,in a week或者是05/08这样的日期
        另外Toodledo的日期选择器更新过了,我在博客中也没有提到过,新的日期选择器用鼠标来选择也很快

    • 嗯,RTM也很好,只不过我不太适应。
      Toodledo可以选择的,加上键盘会更快。
      Toodledo的哪些选项也可以完全不用鼠标的,可以通过tab切换,每次输入folder,context等只需要键入首字母就可以找到匹配项,如果folder、context比较长的话,肯定是选择会更快。

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