大型个人任务的时间管理

Mar 14, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法

最近一两个月,我都在拼命为论文赶工。这是我第一次写真正意义上的论文。不再是只有2个人会看到的学期报告,不再是只有导师和同课题组的人才会关心的学士/硕士毕业论文,而是“同行评审”,理论上地球上任一角落的人都有可能感兴趣并提出反馈的论文。

此时才发现,平时积攒的那些时间管理理论,很多都派不上用场了。需要定义目标吗?目标再明显不过,但是却很难带来激情。需要分解任务吗?分解成几个章节后的写作仍然是需要通盘考虑的“大作”,本以为可以简单带过的却发现得加上大量背景知识的说明。需要to-do list吗?每天醒来,头条就是——写论文,之后便在昏天黑地的写和改中度过一天……需要“反向时间表”吗?有时为了一个小小的改动需要重新查许多文献,甚至重做一部分研究;时间表怎能确定?

当然,时间管理至少还有一点作用,那就是保证不会落下其他没那么重要,却也需要去完成的事件。然而,当一件庞大且充满不确定性的项目占据生活的主要部分时,对时间管理的层次需求也就更高了。

不可否认的是,当你需要在生活中获得突破时,能够带来改变的往往是此类事件。我将它称之为“大型个人任务”。抛开形形色色的时间管理系统,我总结了一些对大型个人任务更为有效的方法:

  • 分解。仍然需要分解,但是不是按照任务模块分解,而是按照行动分解。这点在GTD中其实已经有所体现,但以前未引起我足够的重视。比如在写论文时,任务不应分解为:写导言,写背景,写方法,写结论,写摘要,校对……而是应转化为更具描述性,更能促进行动的:
  • 说明这个问题为何重要,引用阐述其重要性的文献
  • 引述最早采用某方法的文献,及近期采用此方法的文献
  • ……
  • 通读,修改拼写和语法错误
  • 通读,调整章节顺序
  • 通读,修改表述不清的部分,适当引用文献
  • 通读,修改格式
  • 以“开始做”为目标。对于这样的任务,有时你也不知道某个行动将要花去多少时间,感觉很难,总想着某时某刻必须完成某个任务,反而容易产生懈怠感,甚至逃避和拖延。其实只要着手去做,进入状态之后,其难易程度就成为一个无需去考虑的问题;你的大脑会自动寻找答案。即使一时找不到答案,你也可以记下问题,向他人讨教——而不是任其处于无法逾越的状态。其实一件事你不去做的时候,对它的难易判断都是未必准确的;若因此给自己造成障碍,实在不聪明。对此,可以参考永锡老师的《每天创造无敌星星时间》
  • 将类似的工作放在一起完成。想想看,如果在“分解”部分的举例中,把几种不同的校对合在一起会怎样?就我个人而言,若我刚刚思考完一个长句的写法,很快又要查找某个概念的解释,其实是非常消耗精力的。同时也容易遗漏和出错。每个人对“类似”与否的感受很可能不同,需要按照实际情况去判断。当然,如果每项任务都足够短,都不足以“进入状态”的话,分开做可能是多余的。
  • 为各种任务寻找乐趣。如果这个项目不能引起你的任何兴趣,那么你得考虑是不是真的要完成它。否则,你总该对它产生一定的认同感,具备一定兴趣。尽量将这种兴趣扩大,或者采取一些简单的方式来增添其趣味性。例如:导师给我的论文提出很细致的修改意见,达上百条之多,而不少还是开放性问题。在word中,各种修订是有编号的,我于是给自己订下:“每15分钟解决一个”的目标,开一个倒计时软件;之后,就是跟时间赛跑了!每解决完4个,我会将倒计时拨到和剩下数量一致的时间。这样,算起来需要近三十小时完成的任务,我在二十小时内就解决了。而如果不采取这个办法,我可能很快就给自己找种种借口不去做,或者故意漏掉某些不好解决的问题……

一些提示:

  • 不要带入太多个人情绪。若你是个小说家,情绪可能是必要的。但是一般的工作中产生的类似“老板要我做这种工作实在是荒唐”的情绪,对你完成任务的影响是非常负面的。相信这点无需多解释。
  • 注意休息和锻炼。前段时间我买了个wii. 长时间在电脑前工作后,就跑到电视机前打半小时到一小时“网球”。相比真正的打网球:需要去健身房,需要找同伴,需要更衣,需要沐浴,还有很多时间花在捡球而不是打球上……更加适合紧张工作之余的放松。比较重要的是,目标别放在赢球上,因为wii有很多技巧可以轻松获胜,但是我们真正的目的是锻炼。另外,有个叫workrave的小软件,可以提醒你休息的时间。
  • 若你在电脑上工作,请经常备份。每天我都给论文做5个左右的备份,并且通过Firefox的Gspace插件传到邮箱内保存。关于未备份而导致一番辛苦白费的故事听说了太多;尽管这和时间管理关系不大,我还是特意提出,希望能减少一些“悲剧”。
  • 遵守对自己的承诺。这一点看上去有点虚,但是是一切方法的根本。曾见过一句话说的好(大意):只有当你付诸行动之后,一项决定才成其为一项决定。否则只是想法,不是决定。

结语:在经历两个月的”trial and error”之后,我希望总结出对未来写论文都有帮助的心得。细想发现许多内容对其他的任务也许同样适用,故而成文。文章已经很长,没有对其他“大型个人任务”予以分析。如果你在其他项目上有类似的经验,欢迎和大家分享。

5 Comments + Add Comment

  • 我也买了Wii, 但是对完两个小时电脑, 再对1个小时Wii恐怕不是休息, 而是二次折磨, 眼睛呀眼睛…

    无敌星星的concept很cute呀, 可惜怀疑实际效果, 呵呵, 特别是一些属于brainstorming的任务, 这样断断续续, 5分钟, 10分钟的, 很分裂呀.

    但是用倒数计数器是不错, 我会试试workrave:)

  • @天野之间 或许可以多做做运动

  • Exactly~

  • 恩,我也有过几次这样的境遇,觉得任务越是重要,时间管理的难度越大。
    1、的确,在任务非常重要,又有时间限制时,把任务分得很细,会给自己带来不小的压力,可能会造成拖延。
    就我个人的经验而言,“以“开始做”为目标”的确是非常有效的。记得自己以前,在做之前,要花费不少时间与大脑中假想的种种可能困难做斗争。而一旦开始做之后,发现其实并没有那么困难。
    只有做了之后,才有实际感受,才会发现真正的问题,才能制定更好的计划。
    现在toodledo管理日常的小任务挺有效
    2、“每15分钟解决一个”的目标,开一个倒计时软件”也是非常有可操作性的,因为把任务分成一个一个小目标之后,达成小目标的成就感会激励自己去完成下一个小目标,然后下一个。。。
    倒计时可以让你更好地掌控时间,不过1~2个小时之后,由于精神高度紧张,可能会比较累,休息一下比较好,用workrave是个不错的选择,我平时也用
    3、关于备份,可以试试syncplicity。这是一个同步软件,将你的文件同步到服务器上,然后可以和其他电脑同步。在指定文件夹需要同步之后,syncplicity就开始同步了。syncplicity有个优点就是,只要你每次保存之后,它就会马上进行同步,速度很快。服务器上保留历次revison的版本。
    没用过gspace,我觉得syncplicity可能更方便,因为每次保存文件(比如word)之后,会自动上传到服务器,并保留revisions

  • 恩,写的挺好的。提示里的‘不要带入太多个人情绪’,一半赞同吧。其实我觉得还是要带点正面的个人情绪的。我的感觉想着好的一方面的话,最后会慢慢的喜欢,或者是觉得有些享受了。但是对有些事,往往在开始的时候,会觉得很痛苦,倾向跟身边的朋友抒发大段的郁闷之情,传说那叫‘发牢骚’,可是我觉得说成‘倾诉’更好点。但是说多了貌似也不好,不知道有没有可以减少倾诉量和频率的方法…

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