反思GTD:缺失和局限

Mar 15, 2009 by     18 Comments    Posted under: 反思GTD, 寻找方法

上一篇中我思考了GTD的基本概念和方法,并将GTD精简到四个概念和三个习惯。虽然“工作篮”和“下一步行动”在本质上也只是两个列表,但是我觉得GTD正是因为将这两个列表特殊化并拿到了一个非常重要的地位上而获得了成功。因为“工作篮”帮助我们挡掉了干扰,而“下一步行动”则将我们的注意力集中到唯一的一个列表上。这种简化和对注意力的管理帮助我们专注到目前要做的事情上,从而提高了我们的效率。

但是GTD是不是解决了所有问题,适合所有人,是一个完美的系统呢?当然,不可能有一个适合所有人的完美系统。然而,GTD确实存在一些缺失和局限,不然David Allen也不会一直出新书来改进之了。

缺失一:对于目标的追问和回顾

正如Steve Pavlina在文章The Essential Missing Half of Getting Things Done中讲的那样,GTD缺失掉了对于目标的追问和回顾。

To put it very simply… standard GTD will teach you how to do things right. It’s extremely effective at that. But before you concern yourself with doing things right, you must first figure out what the right thing to do is. This is commonly said to be the difference between management and leadership: Managers do things right; leaders do the right thing.

这里不是说GTD没有提到对于目标的追问,毕竟从跑道到5万英尺的审视是GTD中回顾阶段的重要内容。但是GTD中确实没有对更高层次的思考提出一些可操作化的建议,而不好操作的事情基本上会因为惰性而懈怠下来。看看David Allen的几本书的名字吧,“Getting Things Done”,“Ready for Anything”,“Make It All Work”,仿佛都是一个大侠见招拆招,而不是主动谋划(当然俺没看过后面两本,还请看过的同学指教)。换句话说,GTD是反应式的而不是计划式的。毕竟我们的目的是更好地掌控自己的生活,而不是被进入我们生活的事务所控制。

HoH在上一篇的评论中提到GTD的纵向管理部分:“1. 定义目标和原则;2. 展望成果;3. 集思广益;4. 组织管理;5. 明确下一步的行动方案”。我觉得是译者把这一部分拔高了,因为原文是“The Five Phases of Project Planning”,根本没有超越到项目/列表这个层次之上。搜索了一下相关内容,在论坛上发现GTD Project 5 Phrases Text Template:

Purpose – Vision – Brainstorm – Organize – Next Actions – Follow Up
(Why – What – How – Who/When/Where – Clarity>Up/Activity>Down)

有用,但是还是局限在项目的层次上,不是更高图景的思考。诚然“high-level的东西往往取决于人生观价值观,不是谁能说服谁,教会谁的”,但是如果这个系统能够帮助我们思考自己的目标,并帮助我们把这些目标贯穿到我们的日常行动中,岂不是更好?至于每个人的目标,以及人生意义,那得靠我们自己去思考^^

缺失二:对于事情轻重缓急的把握

卡耐基:“人有两种能力最难得:一是思考能力,二是分清事情的轻重缓急,并妥当处理的能力。”

我想GTD在这个方面是有缺失的。当然,你把它当做一种创新也行。在GTD中,David去掉了事情的轻重缓急,把它们都放到一个清单上,理由是“当你看到整个清单时,完全能够凭借直觉按照其重要程度排出先后的顺序”。但是马上发现这个清单的长度超过了我们一眼可以选出的重要的事情的长度,于是为了过滤这个清单,他发明出了“情境”这个概念。为的是在出于某种情境下,我们马上能找到需要做的事情。但是我们很少有人的生活忙到连第二天的基本行程都无法预料。实际上,我们大部分人的生活是可以预料而且可控的。因此,我实际上颇为怀疑“情境”这个概念以及相关方法的作用,因此在上一篇中把它从基本概念中剔除掉了。写到这里,我又打开GTD这本书的相关章节,找到“选择当前行动的四个标准”:

1. 环境

2. 时间

3. 精力

4. 重要性

而重要性这一节基本上是一带而过。我觉得David本身对于按照重要性来安排工作估计是持怀疑态度的,而这跟GTD中对于目标的缺失是有联系的。如果没有目标的指引,也就没有计划的过程,只是事情来了我就把它排进我的系统中,确实很难为他们排个轻重缓急。因为所有的事情都是必须完成的。Dustin Wax也在“迈向效率新愿景”中讲到,无怪乎GTD的最大受众是公司职员以及技术人员:

It is no mystery why GTD’s biggest audience has been a) corporate business people, who Allen slanted it to in the first place, and who are used to working within established procedures and under imposed schedules, and b) technical people such as programmers, who are likewise comfortable with rigidly defined procedures, and who are masters of breaking complex processes into simple, discrete tasks.

但是即使上述两种职业中对于既定流程事务的处理多一些,也还是需要很多创造性工作的。更何况公司也只是最近几十年才兴起,我们从内心深处还是希望做的工作有挑战性和创造性的,谁也不希望工作像卓别林电影中拧螺丝的工人一样无趣。43Folders创始人将43Folders的关注重点从效率系统转向时间、注意力以及创造性的工作也是因为最重要的不是系统、工具,而是行动,而且是对我们有意义的行动:

“For Merlin, what matters most is not the system, nor the tools, but the doing. And, more importantly, the doing of something meaningful to the do-er”

如Lifehack上所说,没有轻重缓急=没有方向。对于很多挣扎挑出重要的事情的人来讲,GTD选择的这种方式有时反而是创造了压力:

For many, then, instead of limiting worrying about what to do at any given moment, GTD often increases stress as people try to figure out which tasks really are the most important ones to work on.

就像著名的大石头的故事里面讲的,如果你的生命完全被无关紧要的小事占满,那么你想放大石头也放不下去了。

缺失三:如何去做

正好HoH写了大型个人任务的时间管理,其中她提到:

此时才发现,平时积攒的那些时间管理理论,很多都派不上用场了。需要定义目标吗?目标再明显不过,但是却很难带来激情。需要分解任务吗?分解成几个章节后的写作仍然是需要通盘考虑的“大作”,本以为可以简单带过的却发现得加上大量背景知识的说明。需要to-do list吗?每天醒来,头条就是——写论文,之后便在昏天黑地的写和改中度过一天……需要“反向时间表”吗?有时为了一个小小的改动需要重新查许多文献,甚至重做一部分研究;时间表怎能确定?

GTD的方法,可能真的比较适合一些日常性或者已经有先例的事务的处理。对于一些创造性或者需要较长的专注时间来完成的工作,可能就比较无能为力。或者说,GTD并没有为我们进入这些工作所需要的“行云流水”的状态提供必要的建议。HoH的文章,为我们提供了一些很好的建议。而GTD的一些实践,在这些情况下可能与我们追求的“效率”背道而驰。比如太长的列表让我们容易去选择那些简单的小事完成,最后留下了大石头;比如GTD的这种反应式以及非结构化的组织形式会让我们被外界的行为(比如冗长的会议和讨论)所控制。关于如何去做,我们更需要的是在我们从to-do list上挑出一件事情之后,能够心无旁骛地在一定的时间内完成。而在这一点上,GTD并没有花太多的笔墨去写下前人的经验。

这一篇受Lifehack上“迈向效率新愿景”系列文章影响较大,但是我并不同意Dustin Wax的所有观点。比如“1. It’s the System,Stupid”我就相当反对,我并不认为对于生活中的一些事情当做一个项目来做,列一个清单有什么不好。同理,这里仅仅是我的经验和我的思考。我希望各位读者能够提供自己的经验和思考,让我们把这件事想得更透彻一些。在留言里跟我们分享咯:P

18 Comments + Add Comment

  • 我们对事物的认识都是在曲折迂回的过程中前进的, 我对GTD的看法也是, 认识-抛弃-拾起-再认识-部分拾起…

    Stephen Covey说David Allen的东西很肤浅, 我曾经不以为然, 后来才明白原来是leadership和management的区别.

    我曾经很迷恋context, 后来也发现用处不大, 至少对于我而言. 我觉得只有对于那些经常需要处于不同场合的商务人士才能真正发挥contex的作用, 而且我喜欢提前plannnig, 但是Allen的理论则是根据当下你的time availability和energy来计划/选择actions, 这样太被动了.

    我曾经受Allen的影响, 抛弃了Priority, 认为给众多任务分配优先级是extra cost, 后来才猛然发觉, 不愿意分配优先级, 是因为我不知道或不清, 又或没思考过自己的优先级在哪里, 哪些任务才是重要的.

  • 您好:最近開始試用mindmanager搭配results manager進行項目管理,奈何無後者的特別版可長期使用。搜索到您曾經發文分享一個v2.72的特別版,如今該下載連結已失效,能否發一份給我呢?拜求!!感謝。

  • […] 类似的意思,在Cowoo的反思GTD:缺失和局限中亦有涉及。无论如何,GTD仅仅是“一种”时间管理体系,它并未完全包含那些让你实现梦想的要素。说到底,它也只是“工具”而已。 […]

  • 另外对于context的使用的目的正是把小石头装进小空间,而不让他占用大石头的大空间。也是很有操作意义的,对任务的优先级是需要排序的,然后任何超过30分钟的时间段都用来处理优先级更高的任务,对于小雨30分钟或者条件有限制的时间内正好按照context筛选可以顺手解决的小任务。这样就能够更好地解决大石头和小石头之间的关系了。

  • David Allen主张自下而上的推动,也就是先做好小事,大事也就水到渠成了。这个观点是非常正确的,也很具有操作性。

    事实上很多时候被小石头塞满是因为人们更喜欢先把容易的小石头丢进日程表,而对于大项目却拖拉不肯分解计划安排。

    所以解决方法很简单,先砸碎大石头,分别放到日程表里,当日程表被大石头塞满,自然也就没有地方放小石头了。就像我现在在准备GMAT,已经把每天背单词看书的日程全部安排入日程表,剩下的时间本来就不多,也就减少了一些不是必须的小事的投入。

    另外一个我对于抓重放清的想法就是对日程表里的行动分门别类并记录时间,这时候toodledo里面的timer就非常有用。可以把事情归入到你比较重视的几个范围,我有分了“工作、日常琐事,个人发展,财务,家庭,健康,娱乐,人际等”,每过一段时间统计一下每一个类别上所花的时间,然后和自己的设想比较,随后减少超支列别中不必要的任务,在未达标类别中增强某些任务。这样基本就能够改善对重要事情的把握了。

    • 问题是我们无法知道砸碎大石头后的全部碎石头是怎么样的

      • 这也是GTD的核心之一。将无从下手的大任务分解成可以执行的下一步行动,而且书中也给出了一个流程。照着这个思路就很容易把大石头分成小石头。

        step.1 收集资料
        step.2 集思广益
        step.3 制定计划
        step.4 执行计划
        step.5 回顾修改

        照着这个思路讲我的GMAT复习。
        step.1 我安排了6个小时的背景资料收集时间,分散在2天内完成
        step.2 参考了CD上多个帖子,安排了2小时制定计划,例如时间期是11周,阅读第几周看,单词第九周看。再细化到日程表上,每天为GMAT2小时的单词背诵,2小时的做题。
        step.3 将需相关的琐事也放入to-do日后提醒,比如报名,买教材,寻找考试伙伴
        step.4 严格执行,由于GMAT的优先级较高,每天先完成日程表上安排的必要任务,然后优先完成active list中GMAT的任务,然后才是其他琐事
        step.5 最后每周回顾一下,回顾一下计划的进度,修改一下现在的计划

      • 只能做个大概计划,有的事情是自己无法全部掌控的,比如你说的报名,很可能在预定计划内无法完成,被迫修改,这样就必须修改相关时间及可能互联工作的全部计划。
        还是同意大家基本一致的看法,gtd只是纯粹的工具。

    • 如果单单处理GMAT一个项目, 不管是用common sense或者GTD都是可以应付的, 但是投身社会后, 每天面对的事情之多和复杂真的不是校园学生所能想象的.

  • gtd是战术,7habit是战略

    • 顶,但太抽象

  • 關於重要程度
    直接列出一個清單
    最上面的那個最重要的就好
    不要使用所謂的標注

    • 可以使用标注,但有个3档就够了,别太复杂了,另外要注意,有的任务是做了可能获得收益,当然重要,但有的不做可能会造成损失,你能说不重要吗,举个例子,手机电池每天充电重要吗,我因为自己每天是手机上网看toodledo,所以列为重要,如果用纸笔做gtd,当然可以列为不重要了

  • 首先我觉得吧,你似乎想要用下一步清单那样清晰明确的办法解决一些更抽象的问题,而这些问题通常是在更高更抽象的层次。至少现在看来,如果GTD能够解决这些问题,那它就已经上升到方法论的层次了。。。这可能需要GTD进一步发展。

    我觉得GTD的发展就是把我们之前的行动细化了,让我们更有效率。如果再继续发展,可能需要更大的细化,而这样可能需要的是一个质变而不只是量变。需要时间。

    那个high-level,价值观是很抽象的东西,GTD涉及的好像都落实到行动上,比较具体。

    不分轻重缓急一方面的确带来一些缺陷,但是另一方面也使这个体系更简单,这也是它的优越之处吧。

    如前所述,因为它只专注在小行动上,面对大型的项目可能无能为力。不过有些事情是否可以不规划到细节呢。比如HoH的写论文,这时候你有一个特别明确的目标,这个目标本身就是可操作的,不是价值观这种抽象的概念了。这种情况下,反正所有的时间都会用在论文上面,你只要记住这个目标,所做的事情都与之相关就好。因为不管你如何规划,工作量都是不变的,时间是不可压缩的。好,如果你在同一时间除了写论文还有别的事情要做,比如你用半天的时间写论文,那可以把“写论文”做为一个项目,至于其中细分的下一步行动就不用管它了吧,反正你把半天的时间用在这上面,进行到哪步就去做哪步。不过每天做完之后可以写个比较细的记录,全部任务完成了回顾一下,说不定总结多了会有什么感想。我这样做过,发现每天完成的工作量真的很少,但是时间都花在查资料这些工作上,而这些事情是没有什么直接的结果的,没法作为目标。

    最后赞一下这个系列~

    • 其实我觉得GTD就是在方法论的层次。但是在有的问题上,GTD把事情搞复杂了,或者是没有阐释清楚,或者是无法执行。我最近读了ZTD,发现我想到的一些问题以及改进的方法ZTD也想到了,而且提了很好的改进措施。只是他10个习惯的表述方式我有点不习惯,而且10个并不好记。下一篇关于改进和整合会把这方面的资料梳理一下。

  • 0、我没读过David Allen的书,记住的就是那个最简单的GTD workflow图。
    下面的发言,可能不符合GTD的话语体系(我觉得Cowoo和HoH说的都非常滴专业,有时候,我都有些看不太懂)

    1、关于完美系统。我觉得人的主动性可以弥补系统的不足。

    一开始我也很希望有一个完美的系统的,所以我一开始我找到了results manager。

    如果没有互联网,那么这个软件配合mind manager+JCV Gantt,就绝对是GTD的当仁不让的选择(PS,这个Mind manager的插件要280多美元)

    但是,这个软件并没有太大的带来不同。

    一方面是软件的问题,更重要的一方面是我自身的问题。

    我现在一方面选择最好的工具。另外一方面,我决定用其他工具来配合这个工具。
    由于一般我们不可能自己做这样的软件或者服务,这些系统总不可能是完美的。而人的主动性是很大的。

    不过,幸运的是,现在,Toodledo基本可以解决问题。

    2、“但是马上发现这个清单的长度超过了我们一眼可以选出的重要的事情的长度,于是为了过滤这个清单,他发明出了“情境”这个概念。”

    原来是这样啊,和我猜的是一样的啊。

    呵呵,我也没有怎么用到过context这个属性,虽然我一直给每个To do添加context属性。

    我用的最多的还是Due Date->Today

    只有当我把今天的任务完成之后,才有空看看要做其他的什么。

    3、目标与回顾

    这个Toodledo中都有的,只不过由于Toodledo的属性很多,我还没有时间去用到每一个属性。
    Toodledo中有Goal,甚至给了一个可视的goal chain,看你一个月中执行这个goal的情况。如果没有做,那么这个chain就是断断续续的。

    不过Toodledo的确规划性比较弱。

    我觉得规划性的东西,还是Mind Manager最好。

    根据Results manager的建议,你要有一个脑图,列几个大的分支,work,personal,family,或者再加上finance,career等

    然后每个分支独立成为一个脑图,通过超级链接与母脑图相连,分支还可以有分支,形成新的脑图。

    这个用来做规划是最好的了。

    但是软件是在太笨重,等你规划好,让results manager从母脑图开始抓取(就和google 网页抓取机器人差不多,通过脑图间的超级连接),抓取各个分支下面是Project/sub project/action 的项目,然后汇总成一个大脑图(你可以指定汇总的方式以及层级结构(priority,due date,delegation等)的优先顺序),或许你还要把这个大图和outlook同步一下,或者再和windows mobile 同步一下

    然后,你可以执行了。这是一个规划与执行8/2比例的系统。属于比较bureaucracy的

    其实mind manager是支持VBA的,也可以和数据库互操作,如果哪天,有人做一个插件可以和Toodledo同步就好了。(严重臆想)

    不过规划还是可以用mind manager做的,手动添加到其他GTD工具中就可以了。不过最近生活比较简单,不太需要。
    ————————————–

    至于回顾,虽然toodledo提供了搜索功能,可以方便地追溯以前做过什么。不过现阶段,我还没有培养search过去一个礼拜做了那些事,然后写review的习惯,我的周review基本还是根据每天的review来写。

    因为GTD系统中只有“你要做”的事,而不包括things happened to you。

    4、关于重要性

    我觉得重要性也比较简单,就是分个3等,最多5等。然后从高到低做。不过做起来,大多数人容易先做简单易完成的,所以要面对诱惑。

    即使公司里面,也有很多事,也只能选择最重要的去完成啊,其他完不成也没办法。

    5、如何去做?

    我至今也没有太好的经验,我觉得最好的还是像HoH说的,先着手去做。

    6、关于系统

    我觉得系统是很重要的啊,人生观、价值观啊什么的,都是系统。

    当然,如果如果追求创意,系统可能的确不那么重要,但是对绝大数人来说,系统是很重要的。

    • GTD的Workflow图确实给人印象深刻。工具的选择我准备放到最后一篇来写。因为不同的人喜欢不同的工具,而且定制的成分很多。

      另外我也很喜欢思维导图,我的目标其实是通过思维道途来规划的,感觉很不错。

    • 天方是工具控:)

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