反思GTD:改进与个性化-四个工具

Mar 25, 2009 by     11 Comments    Posted under: 反思GTD, 寻找方法

在此系列的前两篇文章中,我们回顾了GTD的基本概念和习惯,以及其缺失与局限。本文想研究一下如何改进与个性化我们自己的GTD系统。其实众多Blogger在这方面的思考已经为我们找到了工具的最佳实践以及问题的解决方案,我们只需要“拿来”就可以了。这里我希望本文能激发有经验GTDer的灵感,也希望本文能成为众多刚开始接触GTD(或者完全不了解GTD)的朋友的开端。

所谓GTD,是Getting Things Done的缩写,基本相当于中文里面“今日事要今日毕”里面的“事”“毕”,也就是把事情搞定。这里不多做介绍。想了解的同学可以移步GTDLife仔细读一读什么是GTD。这里我综合了前面对GTD的分析以及众多对GTD的改进,并总结成四个工具和四个习惯(其实我有点想叫它“事毕”系统,哈哈)。这里的工具其实是概念,你用什么实现它都可以(纸笔、手机、互联网或者客户端软件,只要你喜欢)。工具基本上是可以马上应用起来的。习惯则需要一定的时间来建立和适应。毕竟掌握一个新工具也需要时间去习惯它嘛~

这四个工具是:工作篮,下一步行动,项目,日历。

四个习惯则是:收集,处理,行动,计划和回顾。

当然,这4+4并不一定适合所有人。希望朋友们多多留言与我们讨论。

写完发现文章太长,分两部分发吧,先是四个工具:)

 

1. 工作篮(Inbox)

工作篮是这个系统开始的地方。工作篮可以是一个纸质的笔记本,可以是PC桌面上的一个文本文档,可以是Outlook里的任务,或者专业GTD工具里的Inbox。不管是老板丢过来一项新工作,还是想到一个创业的好点子,或者准备愚人节来一个大点的整人计划,别管那么多,统统先丢进工作篮里面。设置工作篮的目的是清空大脑,从而达到“心如止水”的状态。因为做一件事情的时候不停提醒自己另外一件事情确实是一件很烦人的事情。注意把任何进入我们生活的事情都丢进去,这样才能清空大脑。关于工作篮,有一些小提示:

  • 注意至少有一个工作篮是随身携带,方便快捷的。

这样才能随时随地记下我们的想法,像我这种记忆力不好的人尤其有用。关于这点yibie比我说的好

相信我,这个是在GTD中最重要的工具。通过这个我们才能捕捉大脑里面那稍纵即逝的想法,才能知道自己一直以来想做什么,想要什么。这个工具的要求是,稳定、便捷,呼之即来挥之即去,没有过多的环节,你所要做的就是记录。除此之外,这个工具,不必拥有其它任何用途。

而且这个工具最好不会阻碍你把想法变成工作篮里的输入。比如我就比较习惯用纸笔,这样输入没有障碍。

  • 你可能会有不止一个工作篮,但是最好越少越好。

这点是Lifehack的Back to Basics: Your Inbox里面讲到的,下面那一点也是。比如说你没有必要把你的电子邮件全部抄写同步到你的纸质笔记本上(想想那个工作量),否则就有点强迫症了…… 但是最好减少你的邮箱的数量,把所有邮件转发到同一个邮箱里会是一个不错的主意。ZTD(简单做)里面讲,最好把你的工作篮减少到4-7个(他把装纸的盒子,装脏衣服的袋子,信箱什么都算上了)。

  • 光弄一个工作篮并不能帮你提高效率。

也就是说我们还得建立起来一些习惯处理工作篮。一方面我们要信任工作篮,把所有东西都放进去。另一方面我们又要及时处理工作篮。否则一个塞满了任务的工作篮跟堆得乱七八糟的桌面并没有什么差别。四个习惯的第一个和第二个都和工作篮有关,稍后会讲到。

  • 如果放进工作篮的时候能区分一下任务的轻重缓急就更好了。

前面我们分析到GTD的一个问题是不能区分轻重缓急,如果在把任务放进工作篮的时候加上轻重缓急,至少可以为我们处理的时候提供依据。

2. 下一步行动(Next Actions)

下一步行动是你行动的参考,是一个清晰且可执行的行动的列表。在GTD中这个列表非常长,长到我们需要加上“情境”,并且依照多个原则(环境,时间,精力,重要性)去从中选择适合当前做的工作。GTD这么做的逻辑是生活中太多突发事件,而这些突发事件是不能被计划,所以提前安排工作的重要性是不可能的。但是我觉得并不是所有人都忙到每一个突发事件都需要马上处理。这些事情往往只需要及时处理就可以了。关于下一步行动,ZTD里面取消掉了这个列表,而是计划这个习惯中提到:

最重要的任务:每天早上,马上决定今日最重要的任务。这和你的重大事件很相似,每日选择1-3个最重要的任务,而这其中可能包括一个你已经安排了的重大事件和其它几个最重要的任务。同样的,尽量将它们安排在尽可能早的时段。如果安排的太晚,你常常会被其他的任务干扰,而导致任务失败。

我觉得下一步行动这个列表蛮好的,只是太长这个毛病需要修正一下。那么就每天只放进去第二天计划的任务就行了(假设你每天晚上会处理收件箱。其实这样下一步行动就变成了明日事项^^)。而放进去的过程中,把重要的任务(也就是ZTD中讲的Most Important Things, MITs)放到前面,如果你喜欢的话,再把前面标个星号。这样的话每天完成列表上的任务,今日事今日毕,岂不快哉?不过要做到这一点,肯定要做到准确估计自己的工作效率和工作量,您得是时间很好的朋友,这需要长时间的训练咯(yibie昨天的文章里有相关讨论)。至于如何按照这个列表行动,在后面的行动这个习惯里会有详细讨论。

那么每天丢进工作篮的事情太多,多到你放进下一步行动的时候赛都塞不下,怎么办?一个可能是你往自己背上背负的东西太多了,那么试着放下一些东西吧。看看我们以前提到的这句话:

假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其他方法,你也同样无法完成它们;而且倘若不借助某一件事优先的次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。

另外一种情况,则是你可能把本来是一个项目的事情,当做了一个可执行的行动放进了这个列表。这会导致你分配给它的时间也比较多,也容易导致你的拖延和时间估计失误。这就要用到项目这个工具了。

3. 项目(Projects/Lists)

任何不能一步完成的任务,其实都可以作为一个项目。在GTD中,则是用的“清单”这个概念。因为项目基本上也是由一步步行动组成,所以基本上也可以列成一个清单。但是在GTD中,项目是和下一步行动写到一章中的,所以难免让人有点迷惑。再加上“有时/也许”清单,“等待”清单,就更让人迷惑了。其实正如Steve Pavlina在GTD缺失的另一半里面所说的,他们是不同层次的东西。关系可以描述为这样:

项目,以及各种各样的清单

工作篮,下一步行动

为什么这么分?其实是由我们使用它们的频率决定的。工作篮和下一步行动我们会每天多次用到,是执行层面上的工具。虽然它们本质上也是清单,但是因为这种频繁的使用而跟其他清单区别开来。而项目和各种清单,我们可能每天回顾一次,比较懒的时候可能2-3天甚至一周才能回顾一次。它们很大程度上起到计划和备忘的作用。在工作中,我们很有可能需要同时推进多个任务(比如一个朋友的7个跨国项目:P)。那么每一个任务就可以作为一个项目。再加上各种各样的列表,比如“有时/也许”清单,比如购物清单,如此等等。

至于用什么工具来管理项目?我倾向于认为个人项目一般都不那么复杂,所以不用动用很“重”的项目管理工具。实际上动用这种“杀牛刀”的结果往往是“计划赶不上变化”。因此任何能方便你管理列表的工具都可以用来管理项目。比如我喜欢的纸笔工具,比如天方喜欢的toodledo,以及各种各样根据GTD设计出来的软件和工具。

4. 日历(Calendar)

剩下的就是日历了。GTD中讲到:

日程表应该只显示“重要而艰巨的工作”,围绕着它推进你其余的行动。

然而,根据人们记录每天工作计划的老习惯,许多人希望把行动放在他们有心情去完成这件事情的那一天的日程安排中,比如星期一。但是到那时,也许情况就会发生变化了,因此这件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住这种种情况。你需要依赖你的日程表,把它视为一块圣域。它界定了你每天所有的责任的严格精确的界限。当你忙碌的时候,这些工作也应该能够一目了然。如果日程表中包括你必须在某一天搞定的工作,事情也就简单多了。

ZTD中鼓励把每周的大石头放进日历里面。不过我觉得上面这段话说的有道理,还是不要提前一周把石头放进日历里面比较好。提前一天放也许比较有预见性。不过既然我们已经在“下一步行动”清单中确定了重要的事情,也就没有必要重复了。还是把日历看得“神圣”一点吧^^

另外,你还可以把一些需要每天完成的常规事项放进日历里面。我觉得这个日历最好是电子形式的,这样它可以在需要的时候自动提醒我们(比如手机上的日历工具,Google Calendar的SMS和Email提醒等等)。我们在日程表,提醒,以及截止日期里曾经详细讨论过这方面的内容,以及日程表的形式问题。有兴趣的话点击链接看看咯。

四个工具介绍完了,这是我们读完之后可以马上建立起来的系统。至于用什么实现,那并不是最重要的。当然,得选你自己喜欢,用起来舒服的工具。不过要熟练使用这些工具,以及形成相应的习惯,可能需要一定时间。李笑来老师说:

养成任何一个新的习惯都不容易。需要多久才能真正成为习惯,与天生的一样自然呢?我的经验告诉我,一般需要五年的时间。对,是五年的时间。我看到过很多书籍上说,两个星期就可以养成一个习惯;我想,也许是我笨吧。

至于要形成那四个习惯,才能更好的“今日事今日毕”,以及有哪些注意事项和行动指南,我们下篇接着讨论。

您的GTD经验和思考会给我们及其他读者带来新的视角。您觉得这篇文章有什么问题或者需要改进的地方,在留言里跟我们讨论咯^^

11 Comments + Add Comment

  • 非常感謝您的分享,十分收益!

  • […] 本文的上半部分介绍了四款iPhone上的todo软件,希望对各位选择适合自己的GTD软件有所帮助。但正如GTDLife所言,做事是靠系统而不是感觉,“时间管理是一套操作系统而不是一套软件”。我觉得,这些软件其实都满足作为GTD工具的一些基本条件。在以前的文章中,我将GTD简化为四个工具和四个习惯。如果掌握了这几个基本原则,对于GTD认识比较清晰,那么使用任何一个软件都可以达到游刃有余的效果。下面结合iPhone上的todo软件分享一下我的经验。 […]

  • […] 至于要形成那四个习惯,才能更好的“今日事今日毕”,以及有哪些注意事项和行动指南,我们下篇接着讨论。 转自:葡挞生活 […]

  • 还有一种,比如有人说我头发太长了,我在inbox里面记下:这几天去理下发

    这样的又该如何处理呢

    • 这两种实际上不是一种类型的事项吧。理发这种实际上不算截止日期,我会放到Inbox里面,就写理发。处理的时候,如果今天有时间,就把它放到下一步行动列表里面。否则的话我就把它扔在那(因为我每天晚上处理的时候会清理这一天的Inbox和Next Action)或者放到后面估计有时间的那一天的Inbox里面。我目前没有一个完美的办法来解决这种没有确切时间但是又不得不做的事情。不过后来我想,既然它不是那么重要,扔在某一天的Inbox里面也不是什么大不了的事,每周回顾的时候再清理咯。当然,期待有朋友分享更好的办法。

      至于作业这种有截止日期的,我觉得最好是衡量一下重要性吧。如果比两天内的事情更重要,自然把它放到“下一步行动”里面,先完成。如果不是那么重要,就跟上面那种情况有点类似。可以放到两天之后的Inbox里面,或者放到一周的大石头列表里面,或者给自己设置一个两天之后的提醒都OK。

  • 那篇《日程表,提醒,以及截止日期》我在提问前是看到了的,只是觉得仍然不符合我的情况。对我来说,“知道截止时间,暂时安排不出确切时间的事项”很多,也并不一定复杂。比如,新布置的一项作业,要求下周交,而两天内已经有安排了。
    someday/maybe里面的内容感觉似乎是比较远、比较类似大目标的,所以不是很确定是不是该放进去。
    之前我的做法是放进task list里面去,结果很快就一团糟了……

  • 有点困惑,原来应该放在someday/maybe里面的内容现在应该放在哪里呢?还有一类,只知道截止日期,暂时安排不出确切时间的事项,又该放在哪呢?

    • Someday/Maybe还在啊,它也是一个清单,是跟项目同一层次的(见我的纸笔系统的图)。不同的是Someday/Maybe一直都在,而项目可能只会持续一段时间。

      我之前也一直很困惑“知道截止时间,暂时安排不出确切时间的事项”的处理。这点我在日程表,提醒,以及截止日期的最后也讨论过。在写那篇文章的时候我才想清楚,这种需要我担心的事项一般比较复杂,会成为一个项目。我现在的做法是把它放到日历上截止日期的那一天。因为每周回顾的时候我会查看日历上三个月内的事项(因为只把“神圣”的任务放进去,所以事项并不多),所以在必要的时候会启动成为一个项目。至于可以很快完成的,放到当天就更没有问题了。

      当然,你也可以把它放到Someday/Maybe里面,因为每周回顾都会清理Someday/Maybe,所以也不会忘记掉(或者专门设置一个Deadline的清单?)。另外,也可以放到日程表里面,估计完成项目所需大致时间并设置好提醒。其实我的经验中,这种事项出现的并不多,不知道你的情况怎么样。总之适合自己的方法才好。感谢逆铭的这么棒的问题,欢迎继续讨论:)

  • @尚建新 “真是共产主义的思想”是什么意思?

    • 同问^^

  • 写的真好啊。一直关注你们的文章,真是共产主义的思想。哈哈。学习了。谢谢了。

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