每周回顾:概念、要点、工具

Feb 18, 2009 by     2 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

每周回顾是David Allen在Getting Things Done中提出来的每周对自己的个人管理系统进行清理和更新的一项措施,相信每个读过GTD的读者都不陌生。译言上也有同学翻译了Lifehacker上的文章培养每周回顾的好习惯。GTD中讲到:

为了真正确保整个管理系统值得依赖,关键的技巧就是从一个更高的角度入手,定期地恢复你的心智、更新你的系统。

我觉得Lifehack上关于每周回顾的文章也说得很好:

No matter how organized you are, how together your system is, how careful you are about processing your inbox, making a task list, and working your calendar, if you don’t stop every now and again to look at the “big picture”, you’re going to get overwhelmed. You end up simply responding to what’s thrown at you, instead of proactively creating the conditions of your life.

确实,基本上每种个人管理的系统都有某种程度的回顾和反省。比如这里的每周回顾,比如以前提到的神圣的一小时。人是健忘的动物,定期对内心进行的审视可以帮助我们更好地把握人生前进的方向。Zen Habits讲,至少每周回顾一次你的目标,是实现你目标的关键习惯。很多GTDer也反馈说,自从他们补上了每周回顾这个环节之后,GTD才真正显现出它的威力来。那么下面让我们来看一看如何才能更好的进行每周回顾。

我们要在每周回顾的时候回顾一些什么内容呢?在GTD书中,第八章提到了如下的一些要回顾的内容:

散页纸

你的笔记

前一天日程表上的数据

即将使用的日程表

清空大脑

回顾“工作”(和更重要的结果)清单

回顾“下一步行动”清单

回顾“等待事宜”清单

回顾所有相关的项目

回顾“将来某时/也许”清单

回顾“悬而未决”和辅助资料

要富于创新意识和开拓精神

这一列表已经很好很详尽,然而在最后一条而Zen Habits则对每周回顾进行了简化,并加重了对于目标的回顾:

回顾你的长期目标,中期目标和短期目标

回顾你的笔记

回顾你的日程表

回顾你的清单

设定你的短期目标和放置你的“大石块

当然,你得根据你自己的需要裁剪或者细化这个每周回顾的Checklist。之前我在网上Google每周回顾的模板,结果在David Allen的公司DavidCo中发现了Excel版本的每周回顾模板(注意回复#9有一个改进版本)。在其中发现了Get Clear,Get Current, Get Creative三个分类,开始不明白什么意思,直到读到DavidCo的音频书GTD>Weekly Review中把每周回顾分为三个阶段才明白(这里的叙述主要来自Dustin Wax的评论):

1. 清理(Get Clear)

在这个阶段中,我们对自己的个人管理系统进行清理,清理过去一周中进入我们系统的事项。在进行了一些实践的基础上,我把以下的内容纳入了我的清理阶段:

  • 清空大脑,更新Inbox
  • 清理邮件中的@Later和@Waiting标签,更新Inbox
  • 回顾和清理项目,把未完成的事项放入Inbox
  • 回顾和清理Next Action,更行Inbox
  • 回顾一周的晨间日记,习惯列表,以及其他各种列表
  • 回顾一周的Google Reader中的Notes和加星号项,把重要文章保存到Scrapbook中
  • 清理文件系统,包括Download和My Documents
  • 清理各种零碎文件 、票据

进行清理之后,对于自己过去一周的状况就基本比较了解了,然后可以进入下一阶段:更新。

2. 更新(Get Current)

更新阶段主要包括以下内容:

  • 查看接下来一段时间(周/月/季度)的日程表,并更新日程表
  • 清空Inbox,把主要事项安排到Next Action、Calendar和Reminder
  • 备份文件等

3. 反省和计划(Get Creative)

在这一部分,则要对自己的目标,计划以及方向进行规划。正如有人的评论中说,清晰的期望+执行=非常棒的结果(Clear Expectation + Execution = Awesome Results)。我们真的需要时不时停下来看一看自己在前进的路上所处的位置,并想一想自己将前往何方。

  • 回顾长期、中期及短期目标
    这其实也就是GTD里面讲的“Horizons of Focus”,也就是从X万英尺的高度来审视自己(X=0—5 :P)。
  • 回顾Someday/Maybe列表,看哪些可以放入目标中
  • 设定短期目标,一般是设定一周的目标

本来模板中还有”Any Creative & Courageous Ideas”,不过我觉得既然系统已经把所有出现的Idea随时捕捉下来了,也就不太需要在每周回顾的时候进行头脑风暴了。这里放上GTD Weekly Review Checklist,欢迎各位下载和讨论:)

下载:GTD Weekly Review Checklist(英文)

下载:葡挞每周回顾清单(中文)

另外,要坚持每周回顾还有一些其他的要点可以遵守,比如说将每周回顾放到你的日程表中去,在工作完成之后再进行等等,总之就是避免打扰,认真完成。好啦,这篇文章已经太啰嗦,就先写到这里。欢迎各位讨论和分享每周评论的心得哟~

2 Comments + Add Comment

  • 有时候觉得, GTD里讲了太多Weekly Review, 竟然忘了说Weekly Planning! 如何统筹一周的内容?

    看得出David Allen是一个业务非常繁忙的商务人士, 所以他的calendar上会有很多hard edge的事件, 但是一般人而言, 特别是处于20s的年轻人, 他们日历上hard edge的东西很少, 更多是Stephen Covey所说的第二象限里的事件不少, 不紧急但很重要, 那如何把QII里的东西移入calendar内呢? 是否真的要如David那样, 视日程表为”圣地”呢?

    欢迎讨论:)

  • 恩,這篇真的不錯
    還給出了一個工具
    很棒啊
    現在才發現~真是失策啊

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