远去的outlook

Feb 12, 2009 by     8 Comments    Posted under: 磨炼工具

当我开始使用outlook 2003的时候,我觉得这个软件是提升效率的好帮手。其友好地界面、Desktop程序所具有的快速响应性、灵活的可定制性(COM组件、宏以及VSTO),使得outlook几乎不可替代。

但没有想到有一天,我几乎再也不用这个曾经的利器了。

outlook的主要功能有:

  1. EMail
  2. 联系人
  3. 日历
  4. 任务
  5. note

其常用性与可用性也基本符合上面这个列表的顺序。

但是自从web app的渐渐兴起,cloud computing的逐渐成熟,这些功能都被web app渐渐取代了

随时随地获取信息已经成为网络时代、移动时代的普遍需求,所以outlook不再那么不可或缺。也许在企业里面,outlook仍然是不二选择,但是对于个人来说,却有了更广阔的选择空间。

我按照替代的顺序来介绍我的经验

1、Email->Gmail

Outlook的Email功能很好,有filter、category以及各种纷繁复杂的设置,功能很多。感兴趣的可以去Technet上面下载相关视频教程自学。

但我想统一管理我的邮件。而不是单位里面收了20封邮件,其余的80封在家里的电脑中,在想要的时候无法获取另一台电脑上的邮件。

GMail,作为Web 邮箱,其简约以及丰富的功能,成为了替代outlook邮件功能的不二选择。

Gmail可以通过pop3收取其他邮箱的邮件,现在Gmail可以收取hotmail的邮件了,我把以前还想保留的邮箱都用Gmail来代为收取了。

配合G1的Push Mail,Email可以在到达之后几分钟之内push到你的手机上。(其他手机也可以通过Gmail 提供的IMAP,及时地获取邮件信息)

顺便说,google推出了Email迁移工具,可以从outlook的pst文件中批量迁移你的email到Gmail或者Google Apps中。

2、日历->Google Calendar

我曾经很喜欢苹果的ical,觉得很美。outlook 2007出来之后,其calendar界面很让人享受。

但是维护outlook calendar的成本不低,如果你使用windows mobile设备同步outlook calendar的话,重复的项目是个头大的问题,尤其是你与2台电脑同步,删除重复项目成为了一个定期任务。

我一直有强烈地期望,那些记录的日历事件可以永远地存于某个地方,在某一天我需要翻看的时候,可以方便地被搜索到。这个愿望使得我从outlook迁移到了GCal

Google有官方的同步outlook与GCal的工具

3、Note->google casino notebook->Evernote

outlook的note功能是很弱的,Google Notebook出现之后,是我常用的服务之一。随时随地可以访问,尤其是手机上可以访问。

现在Google Notebook停止开发之后,准备迁移到Evernote上面去。

4、任务->Results manager->Toodledo

outlook的任务一直保持在功能有限的阶段,要搭配其他工具才能更好地发挥作用。比如mind manager results manager

但是由于桌面端的程序毕竟不如在线的程序那样可以时时查看,任务列表的效果就要差许多。

在比较了众多的在线to do list服务之后,我选择了toodledo,真枪实弹地把任务系统迁移到Toodledo已经有半年多,觉得非常顺手。

5、联系人->Gmail Contacts

之前用windows mobile的时候,一直离不开的是outlook的联系人同步功能。也是我当时不能割舍outlook的原因。

其实Gmail在很多方面都比outlook好用,但是那个时候outlook的contact management是最好的。很多手机桌面客户端也都有和outlook同步的功能。

现在有了google sync,使得大多数手机都可以不依赖于outlook管理联系人了。

基于以上5点,我终于完全脱离了outlook,转而使用免费的在线服务了。

归纳起来,web app的优点是:

1、随时随地获取信息,不限设备,不限地点,只要有网络。

2、稳定。数据丢失的概率要远远小于自己在电脑上管理这些信息。不会从头再来。

有了这2点,你就可以持续地改进。不会从头再来。可以每次都推进一点点,再一点点。你其实可以推的很远,很远。。。

8 Comments + Add Comment

  • 与你相反,我现在是outlook的重度使用者,我觉得能够将email、日历、任务、联系人整合在一起是最高效的使用方法,而且搭配xobni、plaxo等功能强大的插件,能够极大的提升效率。
    当然,这只是我个人的经验,欢迎有机会多交流。
    有空也可以到我的博客去转转,我也分享了许多outlook、OneNote的使用心得。

    • 呵呵,outlook是一个很好的工具,可能很多人都是从outlook起步的,我也是
      outlook是一个很高效的工具,只不过我期望我的工具能够更mobile一些,设置少一些。
      我曾经对outlook做过非常复杂的设置,很多自定义字段、自定义函数。不过我后来发现这些设置都不保存在pst文件里面。当然,现在有工具可以将很多outlook设置都一起备份了。
      但是我还是期待有更简单的工具,设置一次就可以了。
      呵呵,你的博客其实我订阅了很长时间了。
      还有,你最近分享的Did you know?内容非常好,收益颇多。

  • 不敢苟同Mr X的话
    共享和独享是有区别的
    这就是web2.0存在的意义
    要不然的话也不要写blog了,浪费时间。
    总之,感谢lz的分享

  • @Kevin,看起来我的记忆有些问题。google的工具只是针对google apps的,而且是收费的,可以看这篇文章
    http://googlesystem.blogspot.com/2007/11/migrate-from-outlook-to-google-apps.html
    如果要迁移到gmail,还是要用IMAP,可以看这篇文章
    http://bsjpark.blogspot.com/2008/04/importing-outlook-pst-into-gmail.html

  • “google推出了Email迁移工具,可以从outlook的pst文件中批量迁移你的email到Gmail或者Google Apps中。”

    ——请问如何实现?

  • 无关话题:
    Mr. X提到的“留学”那句,怎么看怎么像太傻十日谈里的论调
    不过我在国外的感觉是:其实大家的能力差别真的很小,导师找谁做事都差不太多。所以时间花在所谓的“自身竞争力”上到底能不能比“学校信息,奖学金信息,教授信息”更重要,我是存疑的。
    何况出来以后,很多东西都要从头学起;即使以前会,应用在新的课题上也未必比重新学的人要熟练多少。反倒是了解到的各个教授的信息,有助于你对大领域里的前沿和热点有更全面的把握。

  • 呵呵
    1、我们很欢迎方法论以及价值观上面的交流
    2、我觉得使用纸笔系统或者使用软件来管理自己的时间,只是手段不同
    记得杨过用的剑是“重剑无锋”,如果达到了一定的阶段与境界,用什么样的工具都可以达到目的地。而光靠宝剑利刃是不一定能够取得效果的。
    我觉得在这一点上面我们是有共同点的。
    3、但是对于常人而言,用工具、软件、在线服务,的确是可以提高其效率的。
    存在即合理。
    如果这些软件与服务完全没有价值,也不会被这么多人使用。
    而绝大多数人都是普通人,都在正态分布曲线中间的那一段。
    4、我觉得你也可以尝试一下这些工具,并本身并不多花时间的。
    “子非鱼,安知鱼之乐”
    如果你没有用过这些工具,就断然地说这些工具没有效果,有可能结论下得过早了。
    5、我们是花了很多时间在这些工具上,这说明我们在探索,在进步。
    我想即使是用纸笔系统,也不是零零碎碎地涂鸦、随随便便地记录就能成一个高效的纸笔系统,也需要一套方法的,也需要花费时间进行琢磨的。
    我们虽然研究了很多软件,但是只要有部分软件真的有效,那么是可以带来很大的效率提升的。我们不指望我们研究的每个工具都很有效,因为好东西总是少数、总是稀缺、总是需要付出代价的。
    我们把我们的经验分享出来,让别人少走一些弯路,是价值链中的一环。
    6、关于“一股劲”
    激情是很重要的一部分,但是激情需要足够久。
    我的理解是一个人要有自己的制度,在没有激情的时候也要保持自己要有足够的成长,这有时候看起来有点像机器人。
    巴菲特在”Intelligent Investor”的序言里面说:It’s not about intelligence,it’s about discipline.
    长远来看,自律比激情更重要。
    “I Would Rather Be Vaguely Right Than Precisely Wrong”
    长久、正确、稳定的积累与成长,把时间当作朋友
    也许这看起来慢,但是比尔盖茨说,人们往往高估2~3年的成效,而低估5~8年的成就

  • 不是很想打击你们。。。

    当你们费尽心思,去不厌其烦的尝试一个又一个的软件,写一篇又一篇的文章。。。这本身就是管理时间的失败了

    简单的笔和纸,就是最好的。

    你们现在就好像留学时,把80%的时间放在收集学校信息,奖学金信息,教授信息,却迟迟不肯去提升自身竞争力。

    当你们在这里花费很多时间,貌似把自己管理的井井有条,机器人一样的时候,有没有想过当初与你们同起点的人,在一股劲的努力之后,现在已经获得怎么样的成就??

    当他不顾一切向目标奋进时,全部精神都投入了,根本无暇去悠闲的管理时间

    磨刀不误砍柴工,是对的

    但是顾着磨刀。。。磨太久了,刀会断的

    anyway, 你们是很优秀很sharing的

    但是真的不必用那么多奇形怪状的软件

    你们本身已经就是给信息干扰了。

    不是吗?

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