高效Email管理

Feb 5, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

有感自己每天无意识查Gmail的时间太多,于是想找找Email达人的经验。一番搜索之后发现经常阅读的博客圈子里居然没有人专门就这个问题进行过讨论,只好自己做做功课啦。

其实我每天处理的Email数量还不算大。包括邮件列表在内,一天也就收到40封左右,发出去5-10封。有一个朋友在一个跨国咨询公司工作,有一天曾经发出去80+邮件。当你有大量的邮件需要处理,如何应对?Lifehacker去年的新书《Upgrade Your Life》第一章就是“Control Your Email”。掌控电邮?嗯,不要被过载的收件箱压得喘不过气来,能游刃有余的处理Email,就是我们的目的啦。

1. 清空收件箱

“Control Your Email”里面讲了10个技巧,这是第一个。他讲

Empty Your Inbox (and Keep It Empty)

“When you can consistently reduce the contents of your inbox to zero messages, you’ve reached the ultimate level of email control.”

这也是我比较有体会的一点。记得以前搜Gmail相关的文章的时候看到这么一点,就开始执行了。Gmail里面有存档(Archive)这个选项,快捷键是Y。这样很多只需要扫一眼的邮件看过就Y掉,就可以保持收件箱的清爽啦。当你需要的时候,还可以去All Mail里面找回来。满满的收件箱的问题就在于往往会找不到重点,即使是标记为已读也绝对没有存档好。其实这还满符合GTD的流程的。有人讲“用GTD方法管理邮件收件箱”,还有人用Gmail来做GTD(12)。道理是好的,但是没有必要把大家限制在某个工具上嘛,何况GTD不是讲适合自己的才是最好的么?

2. 过滤邮件

不论你是用客户端还是Web邮件,现代一点的邮件系统一般都有过滤器这个功能(什么?你用的老古董没有?赶紧换一个吧^^)。在写这篇文章之前,我只是简单把某个邮件列表或者某个组织的来信归到一个分类下(Gmail叫Lebel,Outlook等叫Folder)。现在才知道,原来这个过滤邮件还有不少学问。

首先,当然是邮件列表,以及各种团体的通知,或者无关人员的cc,统统放到合适的目录下。

其次,把某些喜欢给你cc无关Email的人供起来,给他们设定一个专门的目录,并自动过滤。这样你就不必立即去读他们的邮件了。

其实这两点都是在过滤掉优先级不那么高的信息,另外我想到也可以为某些对你来说很关键的人设立专门的过滤器,这样他们的邮件会第一时间出现在你的收件箱里,并高亮显示(比如Gmail可以加标签的颜色)。为了凸显重要信息,你还可以高亮直接发送给你的邮件。就像“Control Your Email”里面说的第4条一样:

Highlight Messages Sent Directly to You

“When faced with an inbox full of new, unread email, it’s nearly impossible to determine which messages need to be dealt with right away, and which can be put off until later.”

你看,第一条很重要吧,没有清爽的收件箱,很难决定那些应该先处理的。其实这一条规则整个就是在帮助我们区分到达我们的信息的重要性。卡耐基讲“人有两种能力最难得:一是思考能力,二是分清事情的轻重缓急,并妥当处理的能力”(链接)。Email也是如此。

3. 使用辅助行动的目录/标签

第1点讲保持收件箱的清爽,如果我这时候没时间细看,或者看了时间回复怎么办?Lifehack上关于高效Email的文章里讲,建两个标签吧,@Reply和@Read可以帮助你处理需要回复和阅读的邮件。我则是用的@Later和@Waiting两个标签。如果暂时没时间处理邮件,就打上@Later标签。如果发出去的邮件需要跟踪状态,就放到@Waiting里面(可惜的是Gmail不能在发出邮件时打Label,要多费一点事)。再加上颜色,就比较醒目了。

image

注意哦,有些特别重要的邮件还是马上回复的比较好。因为Lifehacker这篇文章里面说的比较恐怖:

The truth is, you are building your reputation your brand one response at a time. People are shaping their view of you by how you respond to them. If you are slow, they assume you are incompetent and over your head. If you respond quickly, they assume you are competent and on top of your work. Their perception, whether you realize it or not, will determine how fast your career advances and how high you go. You can’t afford to be unresponsive. It is a career-killer.

不过你可以先回应,再回复。给一个承诺,在稍后的时间再抽时间回复。内容可以是:

“Got your note, you should hear back from me by end of day Tuesday about this”

“信已收到,已读过,下周细读过后回信”

4. 定时查邮件

我想这就是我的解药了。有人把这列为他的第一条原则:“Don’t Check Mail Every Few Minutes”。这也将是我之后一段时间里要养成的习惯。看看人家说的多好:

Schedule fixed time to review the folders. Ask yourself a question – if you are not reading the email in X hours, can you still perform your work? If you can, then schedule your email folders review in max X hours. Especially with cc’ed and memos, you are being informed, and you are not obligated to reply the sender. Pace your time and get informed with the emails only if you have a chance.

按照我目前的状况,估计一天三次邮件就差不多了。说得很好啊,那些cc以及备忘,我们并不需要回应,也因此不需要频繁地查看。既然Google Reader都能一天只看一次,又何必在收件箱里无意识晃荡呢:)

5. 使用模板

不是说千人一面地死板回复,而是某些类似的重复性的邮件回复,真的需要有模板。改文章和从头写文章的时间可完全不一样。Gmail的Canned Responses还不错(在Gmail Labs里面激活),虽然管理功能弱了一点点,但是基本够用。另外还有Thunderbird的插件QuickText等。

正如Lifehack的另一篇关于Email的文章提到,邮件并不总是联络的最佳形式。直接当面交流或者打电话吧,也许“一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量”。

不知不觉这篇文章已经这么长了……当然还有很多小技巧,在这里就不继续啰嗦了,以后想到再补充吧。

昨天看启功先生讲书法,里面讲“一从证得黄金律,顿觉全牛骨隙宽”。讲了这么多,希望能对你的Email管理有所帮助,能够让你在解Email这头牛的时候,如庖丁般以无厚入有间,游刃有余。

你是Email达人?快快把你的经验在评论里跟所有人分享咯^^

5 Comments + Add Comment

  • 呵呵,G1对我来说非常实用,价格又比iphone便宜1000RMB左右,性价比比较高。
    总体来说是下载程序非常方便,现在免费的软件都很实用,主要是webkit的浏览器支持ajax,使得很多应用都成为可能。cloud computing+full featured mobile browser使得手机可以做的事情多了很多
    比如今天发布的google book search mobile,手机上面可以看茫茫多的英文材料,字体看起来也很舒服。
    恩,有机会我写篇体验吧

  • 哈哈,加一条手机只用blackberry

    • 囧rz,你是黑莓的Fans? 我现在用多普达的C720,感觉也还不错。

  • 1、如果用outlook,可以用xobni(inbox倒过来),对于邮件很多的人,很实用
    不过我邮件不多
    2、由于中国移动GPRS费用下调,加上现在用G1,用android系统自带的push mail(GMAIL),挺方便的

    • 嗯,xobni不错的,可惜只支持Outlook。Gmail Labs出来的时候我以为是开放API,还小欢欣鼓舞了一下,心想肯定有人会弄和xobni类似的东东,可惜……

      G1现在用起来如何?啥时候写篇使用体验来瞅瞅吧。我也在看Android开发的东西,想搞一个Android上的GTD工具。

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