日程表,提醒,以及截止日期

Feb 25, 2009 by     3 Comments    Posted under: 寻找方法

最近读了Lifehack的Back to Basics系列,对于日程表和提醒有了一些新想法,于是做个记录。

1. 日程表

David Allen在Getting Things Done里面讲:

日程表应该只显示“重要而艰巨的工作”,围绕着它推进你其余的行动。

为什么呢?这是因为:

根据人们记录每天工作计划的老习惯,许多人希望把行动放在他们有心情去完成这件事情的那一天的日程安排中,比如星期一。但是到那时,也许情况就会发生变化了,因此这件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住这种种情况。你需要依赖你的日程表,把它视为一块圣域。它界定了你每天所有的责任的严格精确的界限。当你忙碌的时候,这些工作也应该能够一目了然。如果日程表中包括你必须在某一天搞定的工作,事情也就简单多了。

  • 日程表的内容

正如Back to Basics: Your Calendar这篇文章里面讲的,使用日程表的哲学有两种:

第一种是GTD里面提倡的:

only put in your calendar those events which have to happen at that time – meetings, appointments, scheduled phone calls, etc.

其余时间,你从“下一步行动”清单中找适合你现在做的事情。

另一种是把所有的待办事项都排进日程表里,除了上面提到的,还包括电话和Email时间,吃饭,以及“项目时间”等。其实我觉得作者列举的这些日常习惯性的事项是不必列入日程表的,它们更适合作为一种标准日程的习惯来养成。但是作者最后给出的建议不错:

My advice, then, is to determine what absolutely has to be done each week and schedule all of it – and stick to the schedule.

也就是说,把那些重要(不管紧不紧急)的事情放到日程表里。这样你的日程既不会太满,也不会太空。也许,这就是放置大石头的艺术吧。每周回顾应该是放这些大石头的合适时间。如果您有每天清理清单的习惯的话,每天放一些重要的事情应该是不错的选择。

  • 日程表的形式

日程表的形式基本也就是以下几种:

  • 纸质日程表
  • 电脑日程表
  • 在线日程表
  • 移动设备日程表

上面那篇关于日程表的文章中列举了各种设备的优缺点。其作者推荐建立一个混合的日程表系统,一般包括移动设备,在线以及电脑上的日程表。其实我更偏爱移动设备一些。智能手机基本都有非常强大的日程表系统,对于我们的日常使用已经足够了。各种同步工具也保证你的日程安排不会因为手机被偷或者电脑被雷击而毁于一旦。

2. 提醒

其实提醒(Reminder)在很大程度上可以放到日程表中去,这也是很多人的选择,我之前也是这样做。但是最近我发现某些提醒可能并没有那么“神圣”,而放到日程表中会让整个日程显得拥挤。于是我将这些提醒,比如起床,锻炼等活动放到了一个闹钟软件中。这样他们既能提醒我,又不会占据日程表上宝贵的空间。其实Back to Basics: Reminders里面讲得不错,提醒在很多时候是帮助我们养成习惯的。至于习惯的重要性,我们已经讲了很多,这里就不啰嗦了。

当然,你的提醒应该交给一个自动化而且可以信赖的系统,确保你可以放心地把某个提醒放入系统,然后就可以忘掉它,全神贯注你目前的工作了。

这里我还想提一下截止日期(Deadline)。我以前一直有点困惑如何处理截止日期这种类型的提醒。把它放入日程表吧,它要到时候才会显示。而如果你真的到时候才察觉的话,估计已经来不及完成这件事了。于是我就想,是不是应该提前把它加入日程表呢?但是这个提前量如何又确定呢?最近看到Things iPhone,以及Android Shuffle的截图(如下),感觉到定期(每天/周)看一看日程表上的日程(日/周/月/年),就可以比较清楚截止日期了。而这些软件的某些视图,可以让我们更方便地查看截止日期。当然,这个方法,并不一定需要这两个工具,毕竟“运用之妙,存乎一心”嘛。

image image

您对于日程表和提醒有什么想法,在留言里跟我们讨论咯:)

3 Comments + Add Comment

  • @Cowoo, 恩,我G1是1月2日买的,也是1月2日发现中国移动的GPRS资费下调了2/3,真好
    在没有网络的时候,我觉得windows mobile的手机可能是最好的
    但是有了网络之后,一个500元的Nokia,也可以产生很高的productivity
    不过我还是随身带着一个小本子和一支笔的,以备不时之需。

  • 我以前是用日程表的,比较细
    现在是用to do list 比较粗
    另外,那个shuffle好像还没有出现在market上,功能挺全的
    不过我还是用toodledo了,懒得换了

    • Shuffle是个开源软件,估计一时半会儿出现不了。你是无线上网方便啊,找到了合适的就坚持使用吧。我没有办无线上网,所以还要继续折腾:)

      不过思考清楚这些,不再拘泥于GTD的方法,可能算是一种进步吧。毕竟适合自己的才是最好的。

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