持续改进你的纸笔GTD系统

Nov 27, 2008 by     15 Comments    Posted under: 磨炼工具, 纸笔GTD实践

开始接触GTD的时候,总是想去找合适的软件,最后才发现,还是纸笔的GTD系统最适合自己。我觉得原因在于PC上的软件不是随时都能看到,无法做到随时产生的想法都能丢进Inbox;而手持设备还在一定程度上存在着输入障碍,就是从想法到输入无法像纸笔那么流利。GTDLife.cn详细描述了为什么纸笔备受时间管理者亲睐。在Lifehacker上的GTD工具评选中,以Moleskine为代表的纸笔工具当选最佳工具。另外,在GTDLife的投票上,纸笔以微弱劣势屈居Outlook之后,位列第二。当然,最适合自己的才是最好的,好工具还需要自己改进。

网上流传很广的是用Moleskine做GTD,还有人给出了详细的Moleskine Hacking的步骤。但是我一直有疑虑,一是Moleskine那么贵,二是Moleskine是钉死的,有的时候想灵活处理都不行(比如你的Project差一页……)。于是我想,能不能用活页本?

改进一:使用活页本

于是兴冲冲跑到淘宝上买了Keny的A6型号的活页本,比其Moleskine动辄上百块的价格,还是很能让人接受的。而且,活页本可以用很长时间哟。

Keny

活页本的一个问题就是要补充活页,而且本子本身所带的活页可能并不好看也不好用。受DIYPlanner的启发,发现用Open Office的画图工具能够很精确地控制画图,于是兴起了自己DIY的念头。于是,用Open Office Draw画好了我自己的模板(下载见后)。

当然,首先要实现的是GTD里面最重要的概念,“收件箱”和“下一步行动”。我用每两页表示一天。左边用来收集要做的事情,有什么念头就记在上面。而每天处理的时候就抄写到右面来,把左边的条目划掉。要做事情的时候,按照右边的列表来进行就可以。看着事情一件件划掉的感觉很爽的。

使用一段时间之后,我发现简单的Inbox和Next Action确实能帮助我保持头脑的清空。但是有两个问题,第一,在把事情投入Inbox的时候,我并没能分清事情的轻重缓急。如果每天在做的都是一些鸡毛蒜皮无关痛痒的小事,怎么能保证长期目标的实现?第二,在安排每天做的事情上,对于时间的估计不是很准。我一般会给自己安排较多的事情,而完成70%-80%就觉得不错了。但是长期来说还是会造成心理的负担,影响心如止水的状态。看来还得继续进行适合自己的改进。

更新(2009-3-21):最近发现A6的本子做Inbox和Next Action还不错,但是放Project还是弱一点。于是换了一个大一点的本子,发现钉死的本子也有解决的办法,详细的叙述请见本系列第二篇。

改进二:给“收件箱”加上轻重缓急

针对不能分清事情的轻重缓急,无法保证长期目标实现的问题。我在Inbox的左边加上了一列,把Inbox分成了四个部分,分别针对于高效能人士的七个习惯中的紧急重要四象限。

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注:我一直觉得四象限有点奇怪。那天突然发现原来这个四象限的顺序跟数学里面学的不一样……

只不过我们在这里把四象限纵向排列,更有利于我们分清事情的轻重缓急,从而更有组织性。同时左边空出来的一列可以记录事务拖延的次数(下图是我的本子=D)。

online casino src=”http://www.productivelife.cn/wp-content/uploads/2008/11/clip-image0026-thumb.jpg” alt=”clip_image002[6]” width=”364″ height=”276″ border=”0″ />

改进三:时间估计和记录

针对给自己安排任务过多(或者过少)的情况,我在Inbox的右边加上了一列,进行时间的估计。在Next Action的右边也加上一列,进行时间的记录。每天写下任务时估计任务需要的时间,完成后总结花费的时间。这样经过一段时间,就能修正自己对于时间估计的误差,增强自己对于时间的控制,以及对于自己工作效率的认识。可以说,这是我们客观认识自己的一种方式。当然,这有点相当于变相的时间日志TimeLog, 不过我觉得相对时间日志来说,这种方法能够更好的帮助我们认识自己的工作效率。

我的A6的模板可以在下面的链接下载,一般打印机双面打印就基本上对齐了,再用剪刀或者裁纸器切成合适的版本,再用打孔器打上孔就OK。如果你是别的型号,可以修改我的Open Office文件。

Inbox & Next Action (PDF Edition)

Inbox & Next Action (Odf Edition)

每天的事情能够有效处理了,但是长期上的目标的设定和每天的结合还是没有着落。不用赘言,长期来说,习惯的养成是一个重要的因素。习惯能够帮助你在不知不觉之间完成你想要完成的很多大事。之前在Productivity501上面看到过关于习惯列表的一个小技巧,于是我把它搬到了我的GTD系统中。

改进四:习惯表格

左边是习惯养成的表格,这样可以在每个月对于自己的习惯养成的完成情况进行总结,看自己一般来说可以完成几个习惯。右边是每月计划,这样可以在每个月对于自己的目标和作息习惯进行调整。我现在还加上了Don”t List来戒掉一些坏习惯:)

clip_image002

我的A6的模板可以在下面下载,说明同上。

Habit List & Monthly Plan (PDF Edition)

Habit List & Monthly Plan (Odf Edition)

我目前的改进就是这些,加上晨间日记每周回顾,应付日常的活动基本已经没有问题。但是持续比较长时间的项目与下一步行动之间的转换还不是那么流畅,需要进一步的改进。

“我个人的组织系统由一个黄色的标准便笺和一支笔组成(总共 2.99 美元)。便笺的每一页表示一天。我在每页中间垂直画一条线,在纸的左边写上特定那天要拨打的电话对象及他们的号码,在纸的右边写下需要做的事情。沿着左边页边的空白,我写下五天内计划做的每一件事情的时间。每当我完成一件事,便会在记录的事件下面画一条线。如果某个电话或行动需要推迟或延期,我仅仅是翻到对应的那一页,记上推迟的时间。当天没有完成的工作都会转到我的便笺的下一页(或下下页)。我使用这个系统已经近 40 年,并且建立了一个在40个不向的国家拥有雇员超过2000人的国际公司(IMG)。令人感到庆幸的是,当初我开始建立这个便笺系统的时候花费的投资与它现在所取得的成就相比较而言,简直就是微不足道。”

更新(2009-3-21):我使用纸笔系统实际上是受到这一小段话的影响而开始的。我觉得想更高效管理自己的话,从这种简单的系统开始是很好的。而且大部分人也不需要更复杂的系统:)

现在每天晚上睡觉之前,对照自己是否完成了习惯,并想一想明天要完成的事,用着自己设计的表格,不亦乐乎?

你有什么用纸笔进行时间管理/GTD的经验呢?何妨与我们一起分享?

15 Comments + Add Comment

  • […] 说到这里也推荐看一下Cowoo自己DIY的纸笔GTD系统 […]

  • […] 在持续改进你的纸笔GTD系统一文中,我分享了自己对纸笔系统的一些改进,包括使用活页本,给“工作篮”加上轻重缓急等等。本文承接反思GTD系列中对GTD概念和习惯的思考,分享一下如何用纸笔实现大部分的GTD系统,希望对使用纸笔的朋友有所帮助。也欢迎大家分享自己的宝贵经验。 […]

  • 但是我觉得管理项目等情况A6都显得有点小。最近都用A5的本子了……

    • 哦,我准备用来做收集的,所以A7正好,过段时间看看效果
      用来管理的话,还真没尝试过

  • 我最近觉得移动的状态下收集的时候,还是纸笔方便,尤其是想法比较复杂,不是简短的几句话能够说明的时候,比如需要画个图时
    而且觉得还是活页比较好,点击kenny的链接过去,发现很好,有很迷你的尺寸,对我来说,A7或者B8比较好,A6对于收集来说,还是大了点。
    恩,尝试中

  • 我在实际使用过程中发现电子月历和纸张月历各有好处,至今未找到将其整合在一起的最佳解决方案。纸张月历的好处是一览无余,试想A4大小的月历摊在桌面上,是和他人约合适时间时候最好的工具,而且是随时随地可以查,并非一定要有电脑在身旁。电子月历中存储的信息原则上是无限的,但在展示即查阅时候就有很多限制,PDA手机屏幕太小(小于A4的面积展示月历对我都太小),电脑不可能随时开机带在身边,还有要命的电池。将来也许有纸张一样的显示设备出现,那我们就真的进入现代化社会了。

    目前我的做法就是固定习惯每天下班前将palmdesktop上和纸张月历对比同步,然后sync到我的treo手机上面,这样最大程度在我手机上保留update的信息供随时查阅,毕竟,笔记本也不是随时能拿出来,虽然我一直放在包内。

  • 这样的分享非常好! 如果能列出楼主做plan的流程就更有操作性了。我自己的纸笔系统只包括 当月日历+日计划+七日目标,当月日历是一张A4的日历,每天的空格里写上和当日有关的约会和重要提醒;七日目标是每周计划时候列出的五到十项本周高优先事项,和当月目标相联系;日计划页上包括当日要完成事项的顺序以及他们的预估完成时间,完成后再标上实际完成时间。当然我的系统也还在改进中,当前版本用了一个多月,以前用的系统坚持了三年,2009年根据自己以前的使用情况在做系统化改进,改进原则依次是 易坚持,统一化,轻便。 和大家共勉

    • 非常感谢twinsenwu的分享~ 此系列的第二篇会讲到项目的计划和执行,敬请期待。
      另外,我觉得日历似乎可以用电子化的工具(比如手机上的日历,可以发短信的Google Calendar,或者PDA什么的),自动化的工具还是要舒服一些。当然,不同人有不同情况,适合自己的才是最好的。让我们一起改进自己的系统,越来越好:)

  • 哇,有学到了
    不是你介绍,我都不知道淘宝上有这样的工具,还很便宜。
    有网络真是好

    • 嘿嘿,交流才能提高嘛~ 从你那我还不是学到很多。

  • 能否介绍一下你所说的打孔机?
    我找了很长时间,没有结果。

    • 我现在用的是这种,但是有的时候纸比较多就比较费劲。我觉得这个也不错。

      如果你打的是比较规则的孔的话,可以用两个或者更多孔的打孔器,比如这个。我的比较不规则,所以用单孔的了。

      ps:淘宝上好便宜啊……

  • 除了电脑和手机外,我还使用名片盒,里面放着空白的名片卡片(包括已经记载各种事项的)和一只圆珠笔。

    朋友一次出差在外丢了手机,失去了全部的通讯录,亏得他还记得单位和家里的电话号码,还有无处不在的网吧,呵呵。

  • 多谢提醒,已更正:)

  • 两个模版的链接反啦^^

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